Certificaciones de obra: qué son y cómo llevarlas sin perder dinero

Una certificación de obra es el documento en el que mides lo que has ejecutado en un periodo, normalmente un mes, lo valoras con los precios del presupuesto contratado y se lo presentas al cliente o a la dirección facultativa para que lo apruebe. Una vez aprobada, la facturas y la cobras. Es la forma de cobrar una obra a medida que avanza, en lugar de financiarla tú hasta el final.

Para no perder dinero con las certificaciones de obra necesitas tres hábitos: certificar siempre a origen y sacar el parcial por diferencia, controlar la retención de garantía y no meter trabajos sin precio aprobado. Abajo tienes un ejemplo con tres certificaciones, lo que debes saber del IVA y los errores que más caros salen.

Qué es una certificación de obra y qué no es

La certificación es una relación valorada: partida por partida, cuánto se ha ejecutado y cuánto vale según los precios del contrato. No es un presupuesto (lo que pactaste antes de empezar) ni una factura (el documento fiscal que emites después). Lo contamos en presupuesto y factura: diferencias y cuándo convertir uno en otro.

Una certificación completa incluye:

• Obra, cliente, número de certificación y periodo («Certificación nº 2, abril»).
• Partidas con código, unidad y precio unitario contratado.
• Medición e importe a origen, importe anterior e importe de esta certificación.
• Retención de garantía, si la hay, y líquido a cobrar.
• Conformidad del cliente o de la dirección facultativa, con mediciones y fotos.

En obra pública lo marca la ley: la Administración expide certificaciones mensuales en los diez primeros días del mes siguiente, salvo que el pliego diga otra cosa, y sus abonos son pagos a cuenta sujetos a la medición final (art. 240 de la Ley 9/2017 de Contratos del Sector Público). En obra privada manda el contrato: periodicidad, quién aprueba, plazo de pago y retención. Si no está escrito, cada certificación será una negociación.

Certificación a origen y certificación parcial

La certificación a origen recoge todo lo ejecutado desde el inicio de la obra hasta la fecha. La certificación parcial recoge solo lo ejecutado en el periodo. Se relacionan con una resta:

Parcial del mes = certificado a origen este mes − certificado a origen el mes anterior

Lo seguro es medir siempre a origen y sacar el parcial por diferencia. Si mides solo lo del mes, cualquier error se arrastra: una partida que cuentas dos veces o una que olvidas no aparece hasta la liquidación final. Con el método a origen vuelves a medir cada mes el total real de cada partida, y el error se corrige solo.

Obras por mediciones y obras a tanto alzado

Si el contrato es por precios unitarios, certificas la medición real por el precio unitario: 38,5 m² de alicatado a 36 €/m² son 1.386 €. Si es a tanto alzado, sin mediciones detalladas, certificas un porcentaje de avance por capítulo. Entonces pacta antes cómo se mide ese porcentaje (hitos, fotos, visita conjunta), porque ahí nacen las discusiones.

Ejemplo: tres certificaciones de una reforma de 60.000 €

Ejemplo: reforma de un local para una clínica. Presupuesto aceptado de 60.000 € sin IVA, cinco capítulos, certificaciones mensuales y una retención de garantía del 5 % pactada en el contrato. Importes a origen de cada capítulo al cierre de cada mes:

Capítulo	Presupuesto	Cert. 1 (a origen)	Cert. 2 (a origen)	Cert. 3 (a origen)
Demoliciones	4.000 €	4.000 € (100 %)	4.000 € (100 %)	4.000 € (100 %)
Albañilería y tabiquería	14.000 €	7.000 € (50 %)	14.000 € (100 %)	14.000 € (100 %)
Instalaciones	22.000 €	4.400 € (20 %)	15.400 € (70 %)	22.000 € (100 %)
Revestimientos y solados	12.000 €	0 €	4.800 € (40 %)	12.000 € (100 %)
Carpintería y pintura	8.000 €	0 €	800 € (10 %)	8.000 € (100 %)
Total a origen	60.000 €	15.400 €	39.000 €	60.000 €

Y así salen los parciales, la retención y lo que cobras en cada certificación (importes sin IVA):

Certificación	A origen	Certificado anterior	Esta certificación	Retención 5 %	Líquido a cobrar
Nº 1	15.400 €	0 €	15.400 €	770 €	14.630 €
Nº 2	39.000 €	15.400 €	23.600 €	1.180 €	22.420 €
Nº 3	60.000 €	39.000 €	21.000 €	1.050 €	19.950 €
Total			60.000 €	3.000 €	57.000 €

Al terminar la obra has certificado los 60.000 €, pero has cobrado 57.000 €. Los 3.000 € restantes son la retención: te los devuelven al acabar el plazo de garantía, si los reclamas. Si tu margen en esta obra fuese del 10 % (6.000 €), la retención sería la mitad de lo que ganas.

Lo que te ahorra certificar a origen

Supón que en la certificación 2 alguien rellena el capítulo de instalaciones como parcial y escribe el 70 % (15.400 €), que es el avance total, en vez del 50 % ejecutado ese mes (11.000 €). Estarías certificando 4.400 € de más. Con solo parciales, nadie lo ve hasta la liquidación. A origen, la suma da instalaciones al 90 % cuando en obra hay un 70 %, y el error salta en la revisión.

Retenciones de garantía: cómo funcionan y cómo no perderlas

La retención de garantía es un porcentaje que el cliente se queda de cada certificación para cubrir defectos que aparezcan después de entregar la obra. Pasado el plazo de garantía, si no hay nada pendiente, te lo tiene que devolver. De dónde sale el porcentaje depende del tipo de obra:

• Obra de edificación: la Ley de Ordenación de la Edificación prevé que la garantía de un año por defectos de terminación o acabado pueda sustituirse por la retención, por parte del promotor, del 5 % del importe de ejecución material (art. 19.1.a de la Ley 38/1999).
• Obra pública: el adjudicatario constituye una garantía definitiva del 5 % del precio ofertado sin IVA, salvo que el pliego le exima (art. 107 de la Ley 9/2017), y el plazo de garantía no puede ser inferior a un año salvo casos especiales (art. 243).
• Reformas y obra privada pequeña: lo que pactéis por escrito. Si el cliente quiere retener, fija el porcentaje, sobre qué base (sin IVA), el plazo y la fecha de devolución.

El dinero de las retenciones se pierde por olvido más que por pleitos. Para que no te pase:

1. Apunta en cada obra la retención acumulada, la fecha de recepción y la de vencimiento de la garantía.
2. Ponte un aviso unas semanas antes y pide la devolución por escrito.
3. Si retienes a tus subcontratas, usa las mismas condiciones que te aplican a ti: si te devuelven a los 12 meses, no devuelvas a los 6.
4. Pregunta si aceptan un aval en lugar de la retención: cobras el 100 % y comparas el coste del aval.

El IVA en las certificaciones de obra

Tres puntos que conviene tener claros antes de emitir la primera factura.

Cuándo se devenga el IVA de cada certificación

En una ejecución de obra con aportación de materiales, el IVA se devenga cuando la obra se pone a disposición del dueño (art. 75.Uno.2º de la Ley 37/1992 del IVA). Pero si cobras antes, esos cobros son pagos anticipados y el IVA se devenga al cobrar, por los importes efectivamente percibidos (art. 75.Dos). La Dirección General de Tributos lo aplicó a una obra certificada mensualmente con retención del 5 % (consulta vinculante V0846-07): lo retenido no se considera cobrado hasta que se paga, y al terminar y entregar la obra las retenciones pendientes entran en la base. Según ese criterio, los 770 € retenidos en la primera certificación del ejemplo no devengan IVA hasta que los cobres o entregues la obra.

Subcontratas: inversión del sujeto pasivo

El art. 84.Uno.2º.f de la Ley del IVA convierte en sujeto pasivo al destinatario en las ejecuciones de obra, con o sin materiales, y en las cesiones de personal para realizarlas, cuando se contratan directamente entre promotor y contratista para urbanizar terrenos o construir o rehabilitar edificaciones. También cuando el destinatario es el contratista principal u otro subcontratista. Si eres subcontrata en una obra así, tu factura va sin cuota de IVA y con la mención «inversión del sujeto pasivo» (art. 6.1.m del Reglamento de facturación), y el IVA lo declara quien te contrata.

Los matices que más problemas dan:

• «Rehabilitación» tiene un sentido técnico en la Ley del IVA (art. 20.Uno.22º.B): más del 50 % del coste del proyecto debe ir a consolidación o tratamiento de estructura, fachadas o cubiertas, u obras análogas, y el coste total debe superar el 25 % del precio de adquisición o del valor de mercado de la edificación, sin el suelo. Una reforma que no cumple esa definición no entra por esta vía y se factura con IVA.
• Si el promotor no actúa como empresario, por ejemplo un particular que reforma su casa, no hay inversión entre él y el contratista: el contratista le repercute el IVA.
• La inversión no cambia el precio ni el tipo: cambia quién declara el impuesto.

Qué tipo de IVA lleva la certificación

El general es el 21 %. En reformas de vivienda puede aplicarse el 10 % si el cliente es una persona física que no actúa como empresario, usa la vivienda como vivienda particular, la construcción o rehabilitación terminó al menos dos años antes y los materiales que aportas no superan el 40 % de la base imponible (art. 91.Uno.2.10º de la Ley del IVA). Si falla una de esas condiciones, 21 %.

Errores típicos con las certificaciones de obra

1. Meter trabajos fuera de presupuesto sin precio aprobado. Si el cliente pide un cambio, firma antes un precio contradictorio (el precio nuevo de una partida que no estaba). Si certificas algo no aprobado, te pueden devolver la certificación entera.
2. Certificar por delante de lo ejecutado para financiarte. Te da caja un mes, pero la última certificación sale corta y el cliente deja de fiarse de tus mediciones.
3. Certificar acopios sin pactarlo. El material en obra sin colocar solo se certifica si el contrato lo prevé. En obra pública hay un régimen propio de abonos a cuenta por acopios, con garantía (art. 240.2 de la Ley 9/2017).
4. Medir de memoria. Sin hoja de mediciones y fotos fechadas, cualquier partida discutida la pierdes.
5. Dejar pasar semanas entre el cierre y la factura. Cada semana de retraso la financias tú. Entre empresas, si no se pacta otra cosa, el plazo de pago es de 30 días, y por pacto no puede superar los 60 (art. 4 de la Ley 3/2004 de lucha contra la morosidad).
6. No comparar lo certificado con lo gastado. Puedes llevar certificado el 65 % de la obra y gastado el 75 % del coste previsto. Lo explicamos en cómo controlar las desviaciones de coste en una obra.
7. Olvidar la retención al cerrar la obra. Con 3.000 € por obra, como en el ejemplo, cinco obras al año son 15.000 € esperando en casa de tus clientes.

Cómo llevar las certificaciones de obra paso a paso

1. Parte de un presupuesto por capítulos y partidas con mediciones (el método está en cómo hacer un presupuesto de obra paso a paso) y deja por escrito periodicidad, plazo de pago, retención y extras.
2. A final de mes, mide a origen cada partida, con fotos.
3. Saca el parcial por diferencia, aplica la retención y envía la certificación para su conformidad.
4. Con la conformidad, factura esa misma semana y apunta cobro y retención.
5. Antes de la siguiente, compara lo certificado con el coste real.

Si llevas el presupuesto en Excel, esta plantilla trae capítulos, partidas, mediciones, PEM, gastos generales y beneficio industrial: una buena base para certificar a origen.

Con varias obras a la vez, la hoja de cálculo empieza a pesar. Un software de gestión de obras saca las certificaciones mensuales a origen y parciales del propio presupuesto, las factura directamente, lleva las retenciones de garantía de cada obra y te enseña el coste real frente al presupuestado por partida. Si dudas entre una cosa y otra, aquí tienes cuándo dejar la hoja de cálculo.