Software para psicólogos con notas privadas, videoconsulta y facturación con o sin IVA
Para psicólogos que pasan consulta solos o en un centro compartido y necesitan que lo que escriben después de cada sesión lo lea solo quien lo escribió. Agenda, sesiones online y cobros, en el mismo sitio.
- Notas de sesión cifradas y visibles solo para su profesional
- Videoconsulta integrada y pago por adelantado
- Facturas con o sin IVA según el tipo de servicio
6,95 €/mes + IVA · sin permanencia · todas las funciones de tu gremio
Captura ilustrativa con datos de ejemplo
Funciones del software para psicólogos
Notas de sesión cifradas
Lo que escribes después de cada sesión va cifrado y solo lo ves tú. Ni recepción ni otros compañeros del centro pueden abrirlo.
Historia clínica
Motivo de consulta, evaluación, plan de tratamiento y evolución, separados de tus notas de trabajo.
Consentimiento informado
El consentimiento del paciente queda guardado en su historia antes de empezar.
Videoconsulta integrada
Las sesiones online se hacen desde la propia cita, sin crear salas en otra aplicación ni pegar enlaces a mano.
Pagos online por adelantado
Puedes pedir el pago al reservar, sobre todo en sesiones online, para que el hueco no se pierda sin avisar.
Facturas con o sin IVA
Cada servicio lleva su tratamiento de IVA: la terapia por un lado, la formación o los informes periciales por otro.
Registro de accesos
Queda constancia de quién ha entrado en cada ficha y cuándo.
Agenda y recordatorios
Tus pacientes reciben un recordatorio por email o WhatsApp antes de la sesión, presencial u online.
Lo delicado en una consulta de psicología no es la agenda
Es lo que escribes después de cada sesión. Esas notas recogen datos de salud mental, que el RGPD protege como categoría especial, y a menudo información de terceros: la pareja, la madre, el jefe. Si están en una libreta que se queda en la mesa, en un documento compartido o en el portátil que usa toda la familia, el riesgo no es teórico.
Por eso un software para psicólogos tiene que empezar por la confidencialidad y después ocuparse del resto: citas, recordatorios, sesiones online, cobros y facturas.
Notas de sesión que solo ve quien las escribe
En Gremio Software las notas de sesión van cifradas y solo las ve el profesional que las escribe. Si compartes centro con otros psicólogos, cada uno trabaja con sus pacientes; recepción ve la agenda y los cobros, no el contenido clínico. En la agenda basta con el tipo de sesión; el motivo de consulta se queda en la historia. Y el registro de accesos deja constancia de quién ha entrado en cada ficha y cuándo.
Tener las notas de trabajo separadas del resto de la historia (motivo de consulta, evaluación, plan, evolución y consentimiento) también tiene sentido legal: la Ley 41/2002 permite a los profesionales oponer la reserva de sus anotaciones subjetivas cuando el paciente pide acceso a su historia clínica (art. 18.3).
Si ejerces psicología sanitaria, la historia clínica de cada paciente sigue la Ley 41/2002: hay que conservarla, como mínimo, cinco años desde el alta de cada proceso asistencial (art. 17.1), y algunas comunidades autónomas fijan plazos más largos. Si trabajas por tu cuenta, su custodia es responsabilidad tuya (art. 17.5). Los datos están alojados en la UE, con conexión cifrada y contrato de encargado del tratamiento, pero el responsable sigues siendo tú. Revisa tu caso con tu asesor o con tu colegio profesional.
Sesiones online sin montar nada aparte
La videoconsulta está integrada en la cita. Das la hora, el paciente recibe el recordatorio y la sesión se hace desde el propio programa, sin crear salas en otra aplicación ni pegar enlaces a mano en un chat. Si quieres, pides el pago por adelantado al reservar: es una forma sencilla de que el hueco de las 20:00 no se pierda sin avisar.
Antes de la primera sesión online, pide al paciente que se conecte desde un sitio donde pueda hablar sin que le oigan, y acordad qué hacer si se corta la conexión. No grabes sesiones sin un motivo clínico y un consentimiento específico para ello.
Las ausencias pesan en una agenda de psicología, donde cada hueco es una hora entera. Ejemplo: con 22 sesiones a la semana a 60 €, dos ausencias sin avisar son 120 € a la semana, unos 480 € al mes. Con tus números: sesiones a la semana × porcentaje de ausencias × precio de la sesión.
Más ideas en cómo reducir las citas que no se presentan con recordatorios automáticos.
Con IVA o sin IVA: depende de lo que factures
La Ley del IVA considera profesionales sanitarios, a estos efectos, a los psicólogos, y exime la asistencia a personas físicas cuando tiene finalidad de diagnóstico, prevención o tratamiento de enfermedades (art. 20.Uno.3º). En una consulta vinculante de 2026, la Dirección General de Tributos ha confirmado que hacerla online no impide aplicar la exención. Lo que no tiene esa finalidad lleva 21 %: un informe pericial para un juzgado, una formación para la plantilla de una empresa, coaching o un proceso de selección de personal.
Ejemplo: en un mes facturas 80 sesiones de terapia a 60 € (4.800 €, exentas) y una formación sobre comunicación para una empresa por 600 € + 21 % de IVA (726 €). En el programa cada servicio lleva su tratamiento de IVA, así que no tienes que decidirlo factura a factura. Ojo: aunque la sesión esté exenta, la factura es obligatoria y debe indicar que la operación está exenta.
Que un servicio esté exento depende de su finalidad y de tu titulación, no del nombre que le pongas en la factura. Texto oficial: Ley 37/1992 del IVA. Las facturas exentas también pasan por Verifactu: lo resumimos en Verifactu para fisioterapeutas y psicólogos autónomos. Revisa tu caso con tu asesor.
Papel, Excel y WhatsApp frente al software para psicólogos
| Tarea | Papel, Excel y WhatsApp | Gremio Software para psicólogos |
|---|---|---|
| Notas de sesión | Libreta o documento en el portátil | Cifradas y visibles solo para quien las escribe |
| Quién ha visto qué | Imposible saberlo | Registro de accesos por ficha |
| Sesiones online | Enlaces de videollamada pegados en un chat | Videoconsulta integrada en la cita |
| Cobro de las sesiones online | Transferencias que hay que perseguir | Pago online por adelantado |
| Recordatorios | Mensajes uno a uno desde tu móvil personal | Automáticos por email y WhatsApp |
| Facturas con y sin IVA | Una plantilla que se copia y se tuerce | Cada servicio con su IVA, preparado para Verifactu |
| Consentimiento informado | Papel archivado en una carpeta | Guardado en la historia del paciente |
Para quién es este software para psicólogos (y para quién no)
Te encaja si pasas consulta solo, presencial u online; si compartes centro con otros psicólogos y cada uno necesita que su información quede separada; o si combinas terapia con formación o peritajes y facturas con y sin IVA.
No te encaja tanto si no atiendes pacientes y solo haces formación o selección de personal: te sobra la parte clínica.
Si trabajas en un centro con otros profesionales de la salud, cada uno tiene su versión: el software para fisioterapeutas, con historia clínica, mapa corporal y bonos de sesiones, y el software para nutricionistas, con planes de alimentación y seguimiento de medidas.
Cómo empiezas
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Te enseñamos cómo se ven las notas privadas, cómo funciona una videoconsulta y cómo sale una factura exenta y otra con IVA.
Configura tu consulta
Das de alta tus servicios con su precio y su IVA, tus horarios presenciales y online, y los permisos de cada usuario. Importas tus pacientes desde Excel o CSV.
Empieza con los próximos pacientes
Recoges el consentimiento, abres la historia y das las siguientes citas con recordatorio y, si quieres, con pago por adelantado.
Un plan, un precio
Sin permanencia: cancelas cuando quieras. Sin módulos de pago aparte.
Qué incluye
- Todas las funciones de psicología
- Presupuestos y facturas con tu logo
- Facturación preparada para Verifactu
- Recordatorios automáticos por email y WhatsApp
- Control de cobros y pendientes
- Usuarios por empleado con permisos
- Ordenador, tablet y móvil, sin instalar nada
- Datos en la UE y copias de seguridad diarias
- Soporte en español por email y chat
Preguntas frecuentes
¿Quién puede leer mis notas de sesión?
Solo tú. Las notas van cifradas y son visibles únicamente para el profesional que las escribe. Si compartes centro, recepción ve la agenda y los cobros, y tus compañeros no ven tus pacientes salvo que les des permiso. El registro de accesos guarda quién ha entrado en cada ficha.
¿Puedo hacer sesiones online con el programa?
Sí. La videoconsulta está integrada en la cita, así que no necesitas otra aplicación para las sesiones online. Puedes pedir el pago por adelantado al reservar y el paciente recibe su recordatorio como en una cita presencial.
¿Tengo que cobrar IVA en mis sesiones de psicología?
Depende de la finalidad. La asistencia con finalidad de diagnóstico, prevención o tratamiento está exenta (art. 20.Uno.3º de la Ley del IVA), también online. Los informes periciales, la formación, el coaching o la selección de personal no tienen esa finalidad y llevan 21 %. Revisa tu caso con tu asesor.
¿Cumple el RGPD con datos de salud mental?
Los datos de salud física o mental son una categoría especial del RGPD. El programa los guarda en servidores de la UE, con conexión cifrada, copias de seguridad diarias, notas cifradas, registro de accesos y contrato de encargado del tratamiento. El responsable sigues siendo tú.
¿Cuánto tiempo tengo que guardar la historia clínica?
Si ejerces psicología sanitaria, la Ley 41/2002 fija un mínimo de cinco años desde el alta de cada proceso asistencial, y algunas comunidades autónomas piden más. Revisa la norma de tu comunidad con tu colegio o tu asesor.
¿Tengo que adaptarme a Verifactu si mis sesiones están exentas de IVA?
Verifactu afecta al programa con el que facturas, lleven IVA o no tus facturas. Según las fechas vigentes en el BOE, los autónomos deben usar un sistema adaptado desde el 1 de julio de 2027 y las sociedades desde el 1 de enero de 2027. El 5 de octubre de 2026 Hacienda anunció un aplazamiento a octubre de 2028, pendiente de publicarse en el BOE. Revisa tu caso con tu asesor.
¿Cuánto cuesta el software para psicólogos?
6,95 €/mes + IVA, con todas las funciones para psicólogos en un único plan y sin permanencia. Para verlo antes de decidir, solicita una demo gratuita.
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