Cómo hacer un presupuesto de limpieza para comunidades y oficinas

Para hacer un presupuesto de limpieza de una comunidad o una oficina calculas las horas que hacen falta al mes (superficie entre rendimiento, por la frecuencia, más tiempos fijos y desplazamientos), las multiplicas por tu coste real por hora, sumas productos y materiales y aplicas tu margen. El precio sale de ahí, no de lo que cobra la empresa de al lado.

Abajo tienes el método paso a paso, dos ejemplos con números (una comunidad de 24 viviendas y una oficina de 160 m²), una plantilla Excel para descargar y los errores que dejan un contrato de limpieza sin margen.

Antes de calcular: la visita

Ningún presupuesto de limpieza serio sale sin ver el sitio. En la visita apunta:

• Superficie por zonas: portal, escaleras y rellanos, ascensor, garaje, cuarto de cubos, patios; en oficinas, puestos de trabajo, despachos, salas, aseos y office.
• Tipo de suelo y estado: terrazo, gres, madera, moqueta, y cuánta suciedad entra de la calle.
• Cristales: cuántos m², por dentro o por fuera, y si hay altura (eso es otro servicio).
• Frecuencia y horario que pide el cliente: dentro o fuera del horario de la oficina, acceso, llaves y alarma.
• Quién pone los consumibles: papel higiénico, jabón, bolsas de basura.
• Si ahora hay otra empresa de limpieza y con qué personal. Lo vemos en los errores, porque cambia el cálculo.

Los datos que necesitas para el presupuesto de limpieza

1. Superficie y rendimiento (m² por hora)

El rendimiento es cuántos m² limpia una persona en una hora en esa zona y con ese método. Depende del tipo de suelo, de los obstáculos (mesas, sillas, escalones) y de lo que incluye el servicio. No hay una cifra universal: cronometra a tu equipo las primeras semanas y ajusta. Las horas por servicio son los m² divididos entre el rendimiento, más los tiempos fijos que no dependen de la superficie.

2. Frecuencia y servicios al mes

Un mes no tiene cuatro semanas: tiene 52 ÷ 12 = 4,33. Usa estos factores:

Frecuencia	Servicios al mes
1 día por semana	4,33
2 días por semana	8,67
3 días por semana	13
5 días por semana (lunes a viernes)	21,67
Mensual	1

Si el cliente cierra algunos festivos y ese día no se limpia, puedes descontarlos o pactar un precio mensual fijo que ya los tenga en cuenta. Lo que no puedes es calcular con cuatro semanas y trabajar cuatro y pico.

3. Coste por hora

Es el dato que más se calcula mal. No es el salario por hora: es lo que te cuesta a ti cada hora trabajada de verdad. Se calcula así:

Coste por hora = (salario bruto anual con pagas extra y pluses + Seguridad Social a cargo de la empresa) ÷ horas de trabajo efectivo al año

Saca el salario, los pluses y la jornada anual del convenio provincial (o autonómico) de limpieza de edificios y locales que te aplique, y la Seguridad Social de tus cotizaciones reales. Súmale lo que te cuesta cubrir vacaciones y bajas en los servicios fijos. En los ejemplos de este artículo usamos 18,00 €/hora solo como coste de ejemplo: no es una cifra de ningún convenio, así que pon el tuyo.

4. Productos, materiales y desplazamientos

Productos de limpieza, bolsas, recambios de mopas, la amortización de la maquinaria si usas fregadora o barredora y los consumibles si los pones tú. Y el tiempo de desplazamiento: si la persona va de un edificio a otro dentro de su jornada, ese tiempo lo pagas.

5. Margen e IVA

Para un margen sobre el precio de venta, divide: precio = coste ÷ (1 − margen). Con un 20 %, divides entre 0,80. Si en lugar de eso multiplicas el coste por 1,20, el margen real sobre la venta es del 16,67 %, no del 20 %. Lo explicamos con más detalle en cómo calcular el margen y el beneficio industrial; habla de reformas, pero la cuenta es la misma.

La limpieza de comunidades y oficinas lleva el tipo general de IVA, el 21 % (art. 90 de la Ley del IVA). El tipo reducido del 10 % que a veces se menciona en el sector es para la limpieza de vías públicas, parques y jardines públicos (art. 91.Uno.2.4º), no para la limpieza de edificios y locales.

Ejemplo 1: presupuesto de limpieza de una comunidad de vecinos

Ejemplo: comunidad de 24 viviendas, seis plantas con ascensor, garaje y cuarto de cubos. Zonas comunes lunes, miércoles y viernes; cuarto de cubos una vez por semana; garaje y cristales del portal una vez al mes. Rendimientos y coste por hora de ejemplo.

Servicio	m²	Rendimiento	Horas por servicio	Servicios al mes	Horas al mes
Portal, escaleras, rellanos y ascensor	240	80 m²/h	3,00	13	39,00
Cuarto de cubos y patio	50	50 m²/h	1,00	4,33	4,33
Garaje (barrido de zonas de paso)	600	300 m²/h	2,00	1	2,00
Cristales del portal	20	10 m²/h	2,00	1	2,00
Desplazamiento (15 minutos por visita)			0,25	13	3,25
Total					50,58

Con esas horas, el presupuesto mensual queda así:

Concepto	Importe al mes
Mano de obra (50,58 h × 18,00 €/h de ejemplo)	910,44 €
Productos y materiales	35,00 €
Coste mensual	945,44 €
Precio con un 20 % de margen sobre venta (945,44 ÷ 0,80)	1.181,80 €
IVA 21 %	248,18 €
Total al mes con IVA	1.429,98 €

Son 1.181,80 € al mes sin IVA, 49,24 € por vivienda. Tu margen es de 236,36 € al mes, y conviene mirarlo en horas: al coste de ejemplo equivale a unas 13 horas de trabajo. Si el servicio real te lleva 13 horas más al mes de las calculadas, trabajas gratis.

Ejemplo 2: presupuesto de limpieza de una oficina

Ejemplo: oficina de 160 m² con doce puestos, dos despachos, sala de reuniones, dos aseos y office. Limpieza de lunes a viernes al terminar la jornada y cristales interiores una vez al mes. Mismo coste por hora de ejemplo.

Servicio	m²	Rendimiento	Horas por servicio	Servicios al mes	Horas al mes
Puestos, despachos y sala de reuniones	140	140 m²/h	1,00	21,67	21,67
Aseos (2) y office	20	40 m²/h	0,50	21,67	10,84
Cristales interiores y mamparas	30	15 m²/h	2,00	1	2,00
Total					34,51

Mano de obra: 34,51 h × 18,00 €/h = 621,18 €. Productos, bolsas y consumibles de los aseos, que en este caso pone la empresa de limpieza: 45,00 €. Coste mensual: 666,18 €. Con un 20 % de margen sobre venta, el precio es de 832,73 € al mes más 174,87 € de IVA, 1.007,60 € en total. Aquí no sumamos desplazamiento porque la trabajadora empieza su jornada en esta oficina.

Diferencias con una comunidad que tienes que meter en el precio:

• Aseos por unidad, no por m². Dos aseos pequeños llevan casi el mismo tiempo que dos grandes. Cronometra por aseo.
• Horario. Si limpias de noche o en fin de semana, revisa en tu convenio si hay pluses y súmalos al coste por hora.
• Consumibles. Si los pones tú, fija un consumo máximo o factúralos aparte. En una oficina con mucha gente, el papel se dispara.
• Llaves y alarma. Deja por escrito quién tiene acceso y qué pasa si salta la alarma.

Plantilla para tu presupuesto de limpieza

Esta plantilla Excel sigue el mismo esquema que los ejemplos: por cada servicio tienes superficie, rendimiento, horas por servicio, servicios al mes, horas al mes, coste por hora (salario más Seguridad Social), productos, coste mensual, margen y precio mensual, con los totales y el IVA del 21 %.

Tienes más modelos en nuestras plantillas de presupuesto gratis.

Errores que se comen el margen en un presupuesto de limpieza

1. Calcular con cuatro semanas al mes. En la comunidad del ejemplo, tres días por semana con 4 semanas dan 12 servicios al mes, pero trabajas 13. Son 3 horas al mes sin cobrar solo en la zona principal: 36 horas al año, 648 € de coste con el coste por hora de ejemplo.
2. Usar el salario como coste por hora. Sin la Seguridad Social a cargo de la empresa y sin las horas que no son de trabajo efectivo, cada hora te cuesta más de lo que presupuestas.
3. Olvidar los desplazamientos. En el ejemplo de la comunidad son 3,25 horas al mes, 58,50 € de coste.
4. No prever sustituciones. Los servicios se tienen que hacer aunque alguien esté de vacaciones o de baja.
5. Quedarte con un servicio sin mirar la subrogación. El convenio colectivo sectorial de limpieza de edificios y locales (art. 17) establece que, cuando cambia la empresa que presta el servicio, la entrante se queda con el personal adscrito que cumpla los requisitos (por ejemplo, trabajadores en activo con al menos cuatro meses en esa contrata), respetando sus derechos. Desde 2014 se aplica aunque el servicio se reduzca en la nueva adjudicación, con la jornada que tenían. Pide antes la relación de personal, jornadas y antigüedad: si tu presupuesto tiene 50 horas y el personal que heredas suma 70, la cuenta no sale.
6. Meter trabajos extra en la cuota. Abrillantado, limpieza de fin de obra, cristales exteriores en altura o una limpieza a fondo tras una avería son servicios aparte, con su propio presupuesto.
7. No pactar la revisión del precio. Si el convenio sube los salarios y tu contrato no dice cómo se actualiza el precio, la subida la pagas tú. Déjalo por escrito.

Del presupuesto al contrato y a la factura de cada mes

Cuando el cliente acepta, el presupuesto se convierte en un contrato recurrente: tantos días, tantas horas, tanto al mes. A partir de ahí el trabajo es que se cumpla y que se facture sin olvidos. Un software para empresas de limpieza guarda el contrato de cada cliente con su frecuencia, horas y precio, organiza cuadrantes de personal y rutas por zonas, registra el fichaje con geolocalización y los partes de servicio con checklist y fotos, y emite la facturación recurrente de forma automática a fin de mes. Los presupuestos por m² u horas también se hacen ahí.

Si ahora mismo lo que necesitas es presupuestar y enviar más rápido, mira el programa para hacer presupuestos. Y si dudas de cuándo un presupuesto aceptado pasa a ser factura, lo tienes en presupuesto y factura: diferencias y cuándo convertir uno en otro.