Presupuesto y factura: diferencias y cuándo convertir uno en otro

Un presupuesto es una oferta: le dice al cliente qué vas a hacer y cuánto le va a costar, y no tiene efectos fiscales. Una factura documenta una operación ya hecha (o un cobro por adelantado), tiene un contenido mínimo obligatorio, va numerada y es la base para declarar el IVA. El presupuesto se convierte en factura cuando terminas el trabajo o cuando cobras una parte antes de terminarlo.

Abajo tienes la diferencia entre presupuesto y factura en una tabla, los datos que debe llevar una factura según el Reglamento de facturación, cuándo toca facturar en una reforma y qué cambia con Verifactu.

Diferencias entre presupuesto y factura

Aspecto	Presupuesto	Factura
Para qué sirve	Ofrecer un precio y unas condiciones antes de trabajar	Documentar una operación hecha o un cobro anticipado
Cuándo se hace	Antes de empezar	Al terminar el trabajo o al cobrar un anticipo
Contenido	El que tú decidas (conviene que sea completo)	Mínimo obligatorio fijado por el Reglamento de facturación
Numeración	Libre	Correlativa dentro de cada serie
IVA	Informa del IVA que se aplicará	Repercute el IVA, que después declaras
Cambios	Nueva versión que el cliente acepta	No se edita: se corrige con una factura rectificativa
Efectos fiscales	Ninguno	Sí: IVA e impuesto sobre la renta o de sociedades

Que el presupuesto no tenga efectos fiscales no quiere decir que dé igual cómo lo hagas. Un presupuesto aceptado y firmado por el cliente es la mejor prueba de lo que acordasteis: partidas, precio, plazo y forma de pago. Cuando hay discusiones a mitad de obra, es el documento al que vuelves.

Qué debe llevar una factura

El artículo 6 del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación (Real Decreto 1619/2012) fija el contenido mínimo de una factura completa:

• Número y, en su caso, serie. La numeración es correlativa dentro de cada serie, y las facturas rectificativas van en una serie propia.
• Fecha de expedición.
• Nombre y apellidos o razón social completa, tuyos y del cliente.
• NIF. El tuyo siempre. El del cliente es obligatorio, entre otros casos, cuando la operación se hace en España y tú estás establecido aquí, que es lo normal en una reforma.
• Domicilio, tuyo y del cliente.
• Descripción de la operación con los datos necesarios para calcular la base imponible, incluido el precio unitario sin IVA y cualquier descuento que no esté incluido en él.
• Tipo o tipos de IVA aplicados.
• Cuota de IVA, consignada por separado.
• Fecha de la operación o del cobro anticipado, si es distinta de la fecha de la factura.
• Menciones especiales cuando procedan, como «inversión del sujeto pasivo» o «régimen especial del criterio de caja».

Si emites la factura con un sistema informático de facturación de los que regula el Reglamento de Verifactu, el mismo artículo 6 añade un código QR y, si el programa envía los registros a la Agencia Tributaria, la frase «VERI*FACTU» o «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT».

Dos situaciones que en obra salen con frecuencia:

• Factura simplificada (el antiguo ticket): con carácter general solo se puede usar hasta 400 € con IVA incluido y, en algunos supuestos tasados, hasta 3.000 € (artículo 4 del Reglamento). En una reforma de varios miles de euros, lo normal es la factura completa.
• Inversión del sujeto pasivo: si trabajas para un promotor o como subcontrata de una constructora en obras de urbanización de terrenos o de construcción o rehabilitación de edificaciones, puede aplicarse el artículo 84.Uno.2.º f) de la Ley del IVA. En ese caso no repercutes IVA y la factura lleva la mención «inversión del sujeto pasivo». Tiene matices (qué cuenta como rehabilitación, por ejemplo), así que revísalo con tu asesor.

Cuándo convertir el presupuesto en factura

El presupuesto aceptado no se factura cuando te viene bien. En una reforma hay tres momentos típicos.

Cuando terminas la obra

La regla general del artículo 11 del Reglamento es expedir la factura en el momento de realizar la operación. Si el cliente es una empresa o un profesional que actúa como tal, tienes hasta antes del día 16 del mes siguiente a aquel en que se devenga el IVA. En una ejecución de obra con aportación de materiales, el IVA se devenga cuando la obra se pone a disposición del dueño (artículo 75 de la Ley del IVA).

Cuando cobras un anticipo o una señal

Si cobras algo antes de terminar, también tienes que emitir factura por ese pago anticipado (artículo 2 del Reglamento), y el IVA de esa parte se devenga en el momento del cobro (artículo 75.Dos de la Ley del IVA). La señal que cobras al firmar el presupuesto no se justifica con un recibo: lleva su factura de anticipo.

Ejemplo: reforma de cocina para un particular que cumple los requisitos del IVA reducido, presupuestada en 12.000 € más un 10 % de IVA, 13.200 € en total. El cliente paga un 30 % al aceptar.

Documento	Base imponible	IVA (10 %)	Total
Presupuesto aceptado	12.000,00 €	1.200,00 €	13.200,00 €
Factura 1: anticipo del 30 %	3.600,00 €	360,00 €	3.960,00 €
Factura 2: final de obra	8.400,00 €	840,00 €	9.240,00 €
Total facturado	12.000,00 €	1.200,00 €	13.200,00 €

En la factura final describe la obra completa, resta el anticipo ya facturado y cita el número de esa factura. Así el cliente ve el total de la reforma y las dos facturas cuadran con el presupuesto.

En obras largas, por certificaciones

En obras de varios meses lo habitual es facturar por certificaciones: cada mes mides lo ejecutado, lo valoras con los precios del presupuesto y facturas esa parte. El presupuesto aceptado es la referencia de todas las certificaciones. Cómo llevarlas sin perder dinero lo contamos en certificaciones de obra: qué son y cómo llevarlas.

Cambios durante la obra: nueva versión o factura rectificativa

Depende de si ya has facturado o no:

• Antes de facturar: haz una nueva versión del presupuesto o un anexo con los cambios (el enchufe de más, el grifo de gama superior) y que el cliente la acepte. Después facturas sobre la versión aceptada.
• Después de facturar: una factura emitida no se edita ni se borra. Si tiene un error, o si después hay un descuento o una devolución que cambia la base imponible, se corrige con una factura rectificativa (artículo 15 del Reglamento), que identifica la factura rectificada.
• Trabajo nuevo después de facturar: no es una rectificativa. Es una factura nueva por ese trabajo, mejor con su propio presupuesto aceptado.

Factura proforma: no es una factura

La factura proforma es un documento comercial que algunos clientes piden para tramitar un pago o una financiación. No aparece en el Reglamento de facturación y no sirve para declarar ni para deducir IVA. En la práctica cumple la misma función que un presupuesto. Numérala aparte para no mezclarla con tus facturas y, cuando hagas el trabajo o cobres, emite la factura de verdad.

Verifactu: qué cambia al pasar de presupuesto a factura

Verifactu afecta a los programas con los que emites facturas, no a tus presupuestos. Lo regulan el Real Decreto 1007/2023 (Reglamento de requisitos de los sistemas informáticos de facturación, RRSIF) y la Orden HAC/1177/2024. Cada factura genera un registro encadenado con el anterior, con su huella, y la factura lleva un código QR.

• Fecha vigente en el BOE (tras el Real Decreto-ley 15/2025): 1 de enero de 2027 para los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades y 1 de julio de 2027 para el resto, incluidos los autónomos en IRPF con actividad económica.
• Aplazamiento anunciado, pendiente de BOE: el 5 de octubre de 2026 Hacienda anunció un nuevo aplazamiento a octubre de 2028 para alinearlo con la factura electrónica obligatoria. Mientras no se publique en el BOE, las fechas vigentes son las de arriba.
• Los fabricantes de software debían tener sus programas adaptados desde el 29 de julio de 2025.
• Quedan fuera quienes llevan los libros registro de IVA a través del SII.

La factura electrónica entre empresas es una obligación distinta. La regulan el Real Decreto 238/2026 y la Orden HAC/1028/2026 (BOE de 5 de octubre de 2026, en vigor desde el 6 de octubre de 2026): será obligatoria desde el 6 de octubre de 2027 para empresas y profesionales con un volumen de operaciones superior a 8 millones de euros, y desde el 6 de octubre de 2028 para el resto de empresas y autónomos. Afecta a las facturas entre empresarios y profesionales, no a las que emites a particulares.

Si quieres verlo aplicado a tu sector, lo explicamos en Verifactu para empresas de reformas y constructoras y en nuestra página sobre Verifactu.

Cómo pasar de presupuesto a factura sin teclear dos veces

Un error típico al convertir un presupuesto en factura es volver a escribirlo a mano: se cuela una partida que el cliente quitó, cambia un precio o se pone otro tipo de IVA. Lo suyo es que la factura salga directamente del presupuesto aceptado, con los mismos conceptos e importes.

Si haces pocos presupuestos, puedes empezar con el plantillas para hacer presupuestos gratis en Excel. Cuando además quieres facturar desde el mismo sitio, un programa para hacer presupuestos te deja enviar el presupuesto por email o WhatsApp, saber si el cliente lo ha visto, recoger su aceptación y firma online y convertir el presupuesto aceptado en factura en un clic, con series, facturas rectificativas y facturación preparada para Verifactu. Si aún tienes dudas sobre qué poner en el presupuesto, empieza por cómo hacer un presupuesto de obra paso a paso.