Cómo gestionar bonos y packs de sesiones sin liarte

Para gestionar bonos y packs de sesiones sin liarte tienes que apuntar cuatro cosas de cada bono: a quién se lo vendiste, qué incluye, cuántas sesiones le quedan y en qué condiciones (plazo, cancelaciones, si se puede ceder). Y cada sesión se tiene que descontar en el momento en que se hace, no al final del día y de memoria.

Parece poco, pero aquí es donde se escapa el dinero en muchos centros de estética, fisioterapia y barberías: sesiones que se hacen y no se descuentan, bonos de cartón que el cliente pierde, discusiones sobre si una cita cancelada contaba o no. Vamos por partes: tipos de bono, cómo ponerles precio, cómo controlarlos, qué pasa con la caducidad y cómo facturarlos.

Tipos de bonos y packs que vas a usar

Tipo	Ejemplo	Qué tienes que controlar
Bono de sesiones de un servicio	5 limpiezas faciales; 10 sesiones de fisioterapia	Sesiones usadas y pendientes
Pack de tratamiento	6 sesiones de láser en una zona; 8 de presoterapia	Sesiones, zona, intervalo entre sesiones y evolución
Bono monedero o saldo	Pagas 200 € y tienes 220 € para gastar en servicios	Saldo que queda después de cada consumo
Bono mixto	Pack novia: prueba de maquillaje, peinado, manicura y facial	Qué servicio se ha hecho y cuál falta
Bono regalo	Un masaje que paga otra persona	Quién lo compró, quién lo usa y si ya se ha canjeado

Cada tipo se controla de una forma. Un bono de 5 sesiones se descuenta por unidades; un monedero, por importe. Si los mezclas en la misma hoja de Excel, acabarás con sesiones en euros y euros en sesiones.

Cómo poner precio a un bono sin perder dinero

El error clásico es calcular el descuento mirando solo el precio y olvidarse del coste. Un bono es un descuento por volumen y por cobrar antes, y cada sesión tiene que seguir dejando margen.

Ejemplo: una limpieza facial cuesta 55 € suelta. Su coste directo son unos 6 € de producto y 60 minutos de cabina y esteticista. Si el bono de 5 sesiones se vende a 240 €, cada sesión sale a 48 €, un 12,7 % menos. Ese descuento tiene sentido si a cambio consigues algo: que la clienta venga con regularidad, que el tratamiento dé mejor resultado y cobrar por adelantado.

Tres reglas prácticas:

• Descuento que puedas sostener. Calcula el precio por sesión que resulta y compáralo con lo que te cuesta una hora de cabina, no solo con el producto.
• Precios redondos. 240 € se entiende mejor que 237,50 €.
• Precio por sesión a la vista. Apunta en la ficha del bono cuánto vale cada sesión dentro del bono. Lo necesitarás si un cliente pide que le devuelvas lo no consumido o si cambias el bono por otro servicio.

El dinero que ya has cobrado pero todavía debes

Cada sesión pendiente es trabajo que ya has cobrado y que tienes que hacer. Conviene saber cuánto suma.

Ejemplo: tienes 40 bonos activos con una media de 3 sesiones pendientes, a 48 € la sesión. Son 120 sesiones y 5.760 € de servicios que ya están en caja pero que tendrás que prestar en los próximos meses, con su producto y sus horas de cabina. Si ese dinero se fue en pagar el alquiler, tienes un problema de tesorería escondido.

Cómo controlar el consumo de cada bono

1. Al vender: registra el bono en la ficha del cliente con fecha, precio pagado, número de sesiones o saldo y condiciones.
2. Entrega las condiciones por escrito: en el ticket, en un email o en un documento que el cliente vea antes de pagar.
3. En cada sesión: descuenta la sesión al cerrar la cita, no al final del día. Anota qué se hizo y quién lo hizo.
4. Avisa al cliente cuando le quede una sesión. Es el mejor momento para ofrecerle renovar.
5. Revisión mensual: saca la lista de bonos con sesiones pendientes y sin cita reservada. Esos son los clientes que se te pueden ir.

Con papel o una tarjeta de cartón, el paso 3 depende de que nadie se olvide de sellar. Con un programa, la sesión se descuenta al cobrar la cita y tú ves en la ficha cuántas le quedan.

Caducidad de los bonos: qué dice la normativa de consumo

Es la pregunta que más discusiones genera, así que toca ser prudente. No hay una norma estatal específica sobre la caducidad de los bonos de sesiones. Lo que sí se aplica es la normativa general de consumo, el texto refundido de la Ley General para la Defensa de los Consumidores y Usuarios:

• Tienes que informar antes de la compra, de forma clara, de las condiciones del contrato, incluido el plazo si lo hay (artículo 60).
• Las condiciones que redactas tú y que el cliente no negocia tienen que ser claras y equilibradas (artículo 80).
• Son abusivas las cláusulas que causan un desequilibrio importante en perjuicio del consumidor (artículo 82) y, en particular, las que permiten al empresario quedarse con lo pagado por prestaciones aún no efectuadas cuando es él quien resuelve el contrato (artículo 87.4).

Las autoridades de consumo ya se han pronunciado sobre casos parecidos. El Instituto Nacional del Consumo consideró que una tarjeta regalo que caducaba al año sin devolver el dinero podía encajar en ese artículo 87.4 (consultas de 2011). Y la Dirección General de Consumo de la Junta de Andalucía sostiene que los vales y las tarjetas regalo no pueden tener fecha de caducidad, y ha llegado a sancionar a una cadena de tiendas por ello.

Un bono de sesiones no es exactamente una tarjeta regalo, pero el fondo es el mismo: el cliente ha pagado por algo que todavía no ha recibido. Por prudencia:

• Si pones un plazo, que sea razonable, que tenga sentido por el propio servicio (un tratamiento que pierde efecto si se espacian mucho las sesiones, por ejemplo) y que el cliente lo conozca antes de pagar.
• Decide qué pasa con las sesiones no usadas al vencer el plazo: ampliarlo, pasarlas a saldo para otro servicio o devolver la parte proporcional.
• Evita condiciones del tipo «si no se usa en 6 meses, se pierde todo» sin ninguna alternativa.
• Ten en cuenta que tu comunidad autónoma puede tener normativa de consumo propia y criterios más estrictos.

Cancelaciones y sesiones perdidas dentro de un bono

La segunda fuente de discusiones: el cliente con bono que no viene. ¿Se descuenta la sesión? Lo razonable es una regla sencilla, escrita en las condiciones y repetida en el recordatorio:

• Cancelación con 24 horas o más de antelación: la sesión no se descuenta.
• Cancelación con menos de 24 horas o no presentarse: la sesión se descuenta.
• Causas de fuerza mayor: decides tú, pero anótalo en la ficha para tratar igual a todos.

Igual que con la caducidad, la regla tiene que conocerse antes de comprar el bono y ser proporcionada. Y lo mejor es no llegar a aplicarla: un recordatorio a tiempo es la forma más sencilla de evitarlo. Te lo contamos en cómo reducir las citas que no se presentan.

Cómo se factura un bono

Cuando vendes un bono cobras por adelantado servicios que harás más adelante. En el IVA, la regla para los pagos anticipados es que el impuesto se devenga en el momento del cobro, por el importe cobrado (artículo 75.Dos de la Ley del IVA). En la práctica: emites la factura o la factura simplificada cuando cobras el bono, no sesión a sesión.

Después, en cada sesión solo registras el consumo, sin volver a facturar. Si devuelves dinero de sesiones no usadas, se modifica la base del IVA y toca emitir una factura rectificativa (artículo 15 del Reglamento de facturación). Y si tu servicio está exento de IVA, como algunos servicios sanitarios, la factura cambia. Son detalles que debe validar tu asesor, más aún con la facturación adaptada a Verifactu.

Bonos en estética, fisioterapia, barbería y entrenamiento

Centros de estética. Packs de tratamiento con número de sesiones, intervalos y fotos de evolución. Si trabajas con láser o aparatología, el bono tiene que ir ligado a la zona y a la cabina o al aparato, para que la agenda no dé dos citas a la vez en la misma máquina.

Fisioterapia. Bonos de 5 o 10 sesiones que se descuentan al atender al paciente. Ojo con los pacientes de mutua: no mezcles su bono privado con las sesiones que autoriza la aseguradora, porque se facturan a destinatarios distintos. El programa para fisioterapeutas lleva bonos con descuento automático y facturación a pacientes y a mutuas.

Barberías. El bono de 5 cortes es sencillo y sirve para que el cliente no pruebe en otro sitio. Lo tratamos en cómo fidelizar clientes en una barbería.

Entrenadores personales. Bonos de sesiones que conviven con cuotas mensuales. Aquí lo importante es separar las sesiones individuales de las clases grupales, que tienen aforo y otro precio.

Qué pedir a un programa para gestionar bonos

• Bonos por sesiones y por saldo, ligados a la ficha del cliente.
• Descuento de la sesión al cobrar la cita.
• Listado de bonos activos con sesiones pendientes.
• Factura al vender el bono y control del consumo después.
• Informes de bonos vendidos, consumidos y pendientes.
• Exportación a Excel para tu asesor.

Si llevas un centro de estética, el software para centros de estética de Gremio Software incluye bonos, tratamientos con número de sesiones, fotos antes y después en la ficha, consentimientos informados y agenda por cabina y por aparato.

Errores típicos con los bonos

• Bonos en tarjetas de cartón que se pierden o se sellan dos veces.
• Vender el bono sin dejar por escrito el plazo, las cancelaciones y si se puede ceder.
• Descontar las sesiones al final del día, de memoria.
• No saber cuántas sesiones tienes pendientes de prestar en total.
• Facturar cada sesión además del bono y declarar el IVA dos veces.
• Descuentos tan agresivos que la sesión del bono no cubre el coste de cabina.
• No avisar al cliente cuando le queda una sesión y perder la renovación.