CRM para academias

CRM para academias: de la primera llamada a la matrícula, y de la matrícula al recibo cobrado

Apunta cada interesado, haz seguimiento hasta que se matricula y lleva grupos, aulas, asistencia y recibos domiciliados en el mismo programa. Para academias de idiomas, refuerzo escolar, oposiciones, música, baile y formación.

Embudo de interesados hasta la matrícula
Grupos, horarios, aulas y asistencia
Cuotas recurrentes con remesas SEPA

Solicita tu demo gratis Ver qué incluye

6,95 €/mes + IVA · sin permanencia · todas las funciones de tu gremio

Octubre · Grupos y cobros

Interesados en octubre23

Ocupación de grupos91 %

Pendiente de cobro235 €

Grupo	Horario	Plazas	Cuota	Cobrado
Inglés B1 adultos	L y X 19:00	11/12	68 €	748 €
Inglés Kids 8-10	M y J 17:30	12/12	55 €	605 €
Refuerzo Matemáticas 2º ESO	L y X 18:00	7/8	72 €	504 €
Preparación B2 First	V 16:00	9/10	85 €	680 €
Guitarra iniciación	S 10:00	5/6	60 €	300 €
Oposiciones Auxiliar Administrativo	M y J 19:30	14/16	95 €	1.235 €
Total		58/64		4.072 €

Captura ilustrativa con datos de ejemplo

Funciones del CRM para academias

Embudo de interesados

Cada llamada, formulario de la web o visita entra como interesado con su estado: nuevo, prueba de nivel, pendiente de decidir, matriculado. Sabes a quién llamar hoy.

Pre-inscripción y matrícula online

Envías el enlace, la familia o el alumno rellena sus datos y la matrícula queda en su ficha. Sin hojas en papel que luego hay que teclear.

Grupos, horarios y aulas

Organiza los grupos por nivel, horario y aula. Ves las plazas libres de cada grupo antes de decirle a nadie que sí.

Profesores

Asigna profesor a cada grupo. Cada uno entra con su usuario y sus permisos para pasar lista y poner notas a sus alumnos.

Control de asistencia

El profesor pasa lista desde el móvil o la tablet. Las faltas repetidas se ven antes de que llegue la baja.

Remesas SEPA y recibos

Genera cada mes la remesa de recibos domiciliados para tu banco y controla los devueltos. Los pagos en efectivo, tarjeta o Bizum quedan en la misma lista.

Comunicación con alumnos y familias

Avisos por email o WhatsApp a un grupo entero o a una familia: cambio de aula, festivo, recibo pendiente o fecha de examen.

Notas y evaluaciones

Registra notas y evaluaciones por alumno para informar a las familias con datos y no de memoria.

Lista de espera

Cuando un grupo se llena, los siguientes quedan en lista de espera por orden. Si alguien se da de baja, sabes a quién llamar primero.

Por qué una academia necesita un CRM y no solo una lista de alumnos

En una academia, septiembre y enero deciden el curso. Suena el teléfono, llegan mensajes por WhatsApp y por la web, entra gente a preguntar por el B2 o por el refuerzo de matemáticas. Si ese interesado no recibe respuesta en un par de días, se matricula en otro sitio. Y casi nunca queda apuntado, así que ni sabes cuántos se te escapan.

El resto del año el problema cambia: grupos que se llenan y otros que no salen, listas en papel, recibos devueltos que nadie revisa hasta final de trimestre. Un CRM para academias une las dos mitades: captar y convertir interesados, y después organizar grupos y cobrar.

Del interesado a la matrícula: así funciona el embudo

Cada persona que pregunta entra como interesado con su origen (llamada, web, recomendación, visita) y lo que busca. Un embudo típico de academia sería este:

Nuevo: ha preguntado y toca llamarle o escribirle.
Prueba de nivel o clase de prueba: tiene día y hora.
Pre-inscrito: ha rellenado la pre-inscripción online.
Matriculado, o en lista de espera si su grupo está lleno.

Ejemplo: en septiembre te preguntan 60 personas. Sin seguimiento se matriculan 18. Con un seguimiento ordenado (respuesta el mismo día, recordatorio de la prueba de nivel y una segunda llamada a los indecisos) llegas a 24. Son 6 alumnos más que, a 65 € al mes durante 9 meses, suman 3.510 €.

Grupos, aulas y asistencia sin cuadrar a mano

Cuando un grupo llega a sus 12 plazas, las siguientes matrículas pasan a lista de espera por orden. Antes de decirle que sí a una familia, ves qué aula está libre el martes a las 18:00 y cuántas plazas quedan en el Inglés Kids de los jueves.

El profesor pasa lista desde la tablet o el móvil y apunta notas y evaluaciones. Si un alumno de refuerzo falta tres semanas seguidas, lo ves a tiempo de llamar a la familia.

Cobros con remesas SEPA: la cuota de cada mes, en un rato

Si cobras cuotas mensuales, la domiciliación es lo más cómodo para todos. Generas a principio de mes la remesa con los recibos de los alumnos domiciliados, la presentas en tu banco y marcas los devueltos cuando llegan. Los pagos en efectivo, tarjeta, Bizum o transferencia van a la misma lista.

Ejemplo: 140 alumnos domiciliados con una cuota media de 62 € dan una remesa de 8.680 €. Si te devuelven 5 recibos (310 €), quedan como pendientes de cobro y avisas a esas familias por WhatsApp o email el mismo día.

Para domiciliar necesitas la orden de domiciliación (mandato SEPA) firmada por quien paga. Y en los adeudos domiciliados, el titular de la cuenta puede pedir a su banco la devolución de un recibo autorizado durante ocho semanas desde el cargo (Real Decreto-ley 19/2018, artículos 48 y 49).

CRM para academias frente a Excel, WhatsApp y papel

Tarea	Excel, WhatsApp y papel	Gremio Software para academias
Interesados	Notas sueltas y mensajes sin contestar	Embudo con el estado y el siguiente paso de cada uno
Matrícula	Hoja en papel que luego tecleas	Pre-inscripción y matrícula online
Grupos y aulas	Excel con colores que solo entiende una persona	Grupos, horarios, aulas, profesores y plazas libres
Asistencia	Lista en papel en la carpeta del profesor	Lista desde el móvil y faltas a la vista
Cobros	Excel de pagos contra el extracto del banco	Cuotas recurrentes, remesas SEPA y devueltos
Avisos a familias	Un grupo de WhatsApp con todo mezclado	Email o WhatsApp por grupo o por familia

IVA en academias: cuándo está exenta la enseñanza

La Ley del IVA, en su artículo 20.Uno.9º, deja exentas, entre otras, la enseñanza escolar, la de idiomas y la formación y reciclaje profesional cuando las presta una entidad pública o una entidad privada autorizada. En sus consultas vinculantes, Hacienda considera cumplido ese requisito cuando el centro enseña única o principalmente materias incluidas en algún plan de estudios del sistema educativo. En la práctica:

Idiomas y refuerzo escolar de asignaturas del currículo: encajan si se cumplen los requisitos.
Oposiciones: Hacienda ha dicho en varias consultas que su preparación es materia incluida en los planes de estudio, aunque el resto de requisitos también cuenta (y, si es online, que haya un profesor detrás y no solo contenidos).
Música, baile y otras disciplinas: depende del contenido y de si es enseñanza o actividad de ocio. No lo des por hecho.
Libros y material que vendes: la exención no alcanza a las entregas de bienes que cobras, así que llevan su IVA.

Las clases particulares por tu cuenta tienen otra exención (artículo 20.Uno.10º): clases de una persona física sobre materias de los planes de estudio, sin estructura empresarial. La ley excluye las que exigen alta en las tarifas empresariales del IAE.

Si tu enseñanza está exenta, el Reglamento de facturación no te obliga a emitir factura salvo que el cliente sea empresa o profesional, o te la pida para ejercer un derecho fiscal. Las facturas que emitas con un programa entran en Verifactu: la fecha vigente en el BOE es el 1 de enero de 2027 para sociedades y el 1 de julio de 2027 para el resto, y el 5 de octubre de 2026 Hacienda anunció un aplazamiento a octubre de 2028, pendiente de publicarse en el BOE. Más detalle en nuestra página de Verifactu. Revisa tu caso con tu asesor.

Para quién es y para quién no

Encaja si:

Tienes una academia de idiomas, refuerzo escolar, oposiciones, música o baile con varios grupos y profesores.
Quieres saber cuántos interesados acaban matriculados y por qué se pierden los demás.
Cobras cuotas mensuales y quieres dejar de cuadrar el banco con un Excel.

No es para ti si:

Lo tuyo es la formación bonificada para empresas, con su documentación y tramitación específicas.
Buscas una plataforma de cursos online con vídeos y exámenes: esto gestiona la academia, no imparte las clases.

Lecturas útiles y gremios vecinos

Las clases que se pierden por olvido funcionan igual que las citas: lee cómo reducir las ausencias con recordatorios automáticos. Si vendes packs de clases sueltas, algo habitual en música y baile, mira cómo gestionar bonos y packs de sesiones.

Si das clases dirigidas con aforo, mira el software para entrenadores personales; si tu centro tiene gabinete de psicología, el software para psicólogos.

Cómo empiezas

Pide la demo

Solicita la demo gratuita y te enseñamos el programa con un caso como el tuyo: interesados de septiembre, grupos, asistencia y la remesa del mes.

Importa alumnos y monta los grupos

Sube alumnos y familias desde Excel o CSV y crea tus grupos con su horario, su aula y su profesor.

Prepara cuotas y la primera remesa

Configura las cuotas y los datos de domiciliación, genera la primera remesa y empieza a registrar a cada nuevo interesado en el embudo.

Precio

Un plan, un precio

6,95 € /mes + IVA

Sin permanencia: cancelas cuando quieras. Sin módulos de pago aparte.

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Qué incluye

Todas las funciones de academias
Presupuestos y facturas con tu logo
Facturación preparada para Verifactu
Recordatorios automáticos por email y WhatsApp
Control de cobros y pendientes
Usuarios por empleado con permisos
Ordenador, tablet y móvil, sin instalar nada
Datos en la UE y copias de seguridad diarias
Soporte en español por email y chat

Ver precios y lo que incluye cada gremio

Preguntas frecuentes

¿Cuánto cuesta el CRM para academias?

6,95 €/mes + IVA, un único plan con todas las funciones para academias incluidas: embudo de interesados, matrícula online, grupos, asistencia, remesas SEPA, comunicación con familias, notas y lista de espera. Sin permanencia: cancelas cuando quieras. Para verlo funcionando, solicita una demo gratuita.

¿Qué diferencia hay entre un CRM para academias y un programa de gestión?

Un programa de gestión empieza cuando el alumno ya está matriculado. Un CRM empieza antes: con la llamada de septiembre, el formulario de la web o la prueba de nivel, y te ayuda a que ese interesado acabe matriculado. Gremio Software para academias junta las dos partes, así que el interesado se convierte en alumno sin copiar sus datos.

¿Puedo cobrar las cuotas por domiciliación bancaria?

Sí. Cada mes generas la remesa SEPA con los recibos domiciliados y la presentas en tu banco. Necesitas la orden de domiciliación firmada por quien paga y tener contratado con tu banco el servicio de adeudos directos. Ten en cuenta que el titular de la cuenta puede pedir a su banco la devolución de un recibo domiciliado durante ocho semanas desde el cargo (Real Decreto-ley 19/2018).

¿Las clases de una academia llevan IVA?

Depende. La Ley del IVA (artículo 20.Uno.9º) deja exentas la enseñanza escolar, la de idiomas y la formación y reciclaje profesional cuando las presta una entidad pública o una entidad privada autorizada. En sus consultas vinculantes, Hacienda considera cumplido ese requisito cuando el centro enseña única o principalmente materias incluidas en algún plan de estudios del sistema educativo. Las actividades de ocio no entran. Revisa tu caso con tu asesor.

Doy clases particulares por mi cuenta, ¿tengo que cobrar IVA?

Las clases particulares que da una persona física sobre materias incluidas en los planes de estudios del sistema educativo están exentas (artículo 20.Uno.10º de la Ley del IVA), siempre que no exijan darse de alta en las tarifas empresariales del IAE. Hacienda ha aclarado que para esta exención no hace falta autorización administrativa. Revisa tu caso con tu asesor.

¿Cuándo afecta Verifactu a una academia?

La fecha vigente en el BOE es el 1 de enero de 2027 para sociedades y el 1 de julio de 2027 para el resto. El 5 de octubre de 2026 Hacienda anunció un aplazamiento a octubre de 2028, pendiente de publicarse en el BOE. Las facturas que emitas con Gremio Software ya llevan registros encadenados, huella y código QR.

¿Cómo se protegen los datos de alumnos y familias?

Los datos se alojan en la UE, con copias de seguridad diarias y conexión cifrada, y firmamos contigo el contrato de encargado del tratamiento (RGPD). Cada profesor tiene su usuario con permisos, así que puedes dejar que vea sus grupos y no los recibos ni los datos bancarios de las familias.

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