Software para entrenadores personales: rutinas, pagos y asistencia en un solo sitio
Asigna rutinas con vídeo a cada cliente, controla quién viene y quién tiene la cuota pendiente y llena tus clases en grupo sin cuadrar listas por WhatsApp. Para entrenadores por cuenta propia y estudios de entrenamiento.
- Rutinas con vídeo en la app del cliente
- Cuotas recurrentes y bonos de sesiones bajo control
- Asistencia y aforo de las clases en grupo
6,95 €/mes + IVA · sin permanencia · todas las funciones de tu gremio
Captura ilustrativa con datos de ejemplo
Funciones del software para entrenadores personales
Biblioteca de ejercicios con vídeo
Sube tus vídeos una vez y úsalos en todas las rutinas. El cliente ve cómo se hace cada ejercicio, no solo cómo se llama.
Rutinas y planes por cliente
Monta la rutina con series, repeticiones y descansos y asígnala a cada cliente. Cuando toca cambiar de bloque, la duplicas y ajustas.
App del cliente
Tu cliente abre en el móvil lo que le toca hoy, con los vídeos, tanto en el gimnasio como en casa. Sin PDF ni capturas de pantalla.
Control de asistencia
Marca quién viene a cada sesión y quién falla. Si el cliente tiene bono, la sesión se descuenta en ese momento.
Cobros recurrentes
Las cuotas mensuales se generan cada mes y tienes la lista de pendientes de cobro: efectivo, tarjeta, Bizum o transferencia.
Bonos de sesiones
Bonos de 5, de 10 o de clases en grupo. Ves cuántas sesiones le quedan a cada cliente y lo hablas antes de que se acabe.
Clases en grupo con aforo
Abre plazas para funcional, pilates o entreno en grupo con un aforo máximo. Los clientes reservan su sitio y tú ves la lista antes de empezar.
Progreso: marcas y medidas
Registra los kilos en sentadilla, el tiempo en 5 km o el perímetro de cintura. Las gráficas enseñan el avance cuando la motivación flojea.
Recordatorios automáticos
Aviso por email o WhatsApp antes de cada sesión, para que nadie se olvide de la de las 7 de la mañana.
Entrenar se te da bien. Lo que se escapa pasa fuera de la sesión
Sabes programar un bloque de fuerza y corregir una sentadilla. Lo que se te va de las manos es lo demás: el cliente que te escribe «pásame otra vez la rutina», la lista de la clase de las 19:00 en una nota del móvil, el bono de 10 sesiones que nadie sabe si va por la séptima o por la octava y la cuota de octubre que «te hago un Bizum mañana».
Con 15 clientes, todo eso cabe en tu cabeza. Con 30, tres horarios de grupo y un segundo entrenador, empiezan a quedarse sesiones sin descontar y cuotas sin reclamar. No por falta de ganas, sino porque la información está repartida entre WhatsApp, Excel y tu memoria.
Ejemplo: lo que se pierde con bonos y cuotas mal controlados
Ejemplo: trabajas con 30 clientes. 18 pagan una cuota de 120 € al mes por dos sesiones semanales y 12 tienen bonos de 10 sesiones a 350 € (35 € la sesión). Si cada mes se te olvida descontar dos sesiones de bono, regalas 70 € al mes: 840 € al año. Si además un cliente de cuota paga tarde y nadie se lo recuerda, tienes otros 120 € pendientes que no aparecen en ningún sitio.
Con un software para entrenadores personales el circuito es otro:
- Pasas lista al empezar la sesión y, si el cliente tiene bono, la sesión se descuenta en ese momento.
- Las cuotas se generan solas cada mes y la lista de pendientes de cobro te dice a quién escribir.
- El recordatorio de la sesión le llega al cliente por email o WhatsApp sin que tú hagas nada.
- Cuando a un bono le quedan dos sesiones, lo ves en su ficha y hablas de renovarlo antes de que se acabe.
Software para entrenadores personales frente a WhatsApp, Excel y PDF
| Tarea | WhatsApp, Excel y PDF | Gremio Software para entrenadores personales |
|---|---|---|
| Enviar la rutina | PDF o captura por WhatsApp | Rutina en la app del cliente con el vídeo de cada ejercicio |
| Cambiar de bloque | Rehaces el documento entero | Duplicas la rutina y ajustas series o cargas |
| Asistencia | Memoria o una nota en el móvil | Pasas lista y la sesión se descuenta del bono |
| Clases en grupo | Lista de WhatsApp y «¿queda sitio?» | Reservas con aforo máximo y lista antes de empezar |
| Cuotas | Excel de pagos que nunca está al día | Cobros recurrentes y pendientes de cobro |
| Progreso | Fotos sueltas y notas | Marcas y medidas con gráficas |
| Facturas | Plantilla de Word con numeración a mano | Facturas con tu logo, preparadas para Verifactu |
Rutinas que el cliente sí abre
Una rutina en PDF se lee el primer día y luego se pierde en el chat. Si el cliente tiene en el móvil lo que le toca hoy, con el vídeo de cada ejercicio, las series y los descansos, entrena mejor cuando no estás delante. Te sirve para quien hace una sesión contigo y otra por su cuenta, y para los clientes que entrenas online.
La biblioteca de ejercicios la montas una vez: tus vídeos, tus nombres, tus indicaciones técnicas. Después, cada rutina nueva es combinar ejercicios que ya tienes.
Lo mismo con el progreso. Poder enseñar que Álvaro ha pasado de 60 a 80 kg en sentadilla en cuatro meses, o que Elena ha bajado de 30 minutos en 5 km, convierte la renovación del bono en una conversación fácil.
Clases en grupo con aforo y sin listas de WhatsApp
Funcional, pilates o entreno en grupo reducido: en cuanto das clases colectivas, el aforo manda. Tus clientes reservan su plaza, tú ves quién viene antes de empezar y la asistencia queda registrada. Si una clase se llena, se llena, sin mensajes de última hora preguntando si cabe uno más.
Si quieres montar las reservas bien desde el principio, lee reservas online para tu negocio: cómo montarlas y qué pedir a un programa. Para que los bonos no se conviertan en un lío, aquí tienes cómo gestionar bonos y packs de sesiones. Y si te dejan plantado a primera hora más de lo que te gustaría, mira cómo reducir las citas que no se presentan con recordatorios automáticos.
Lo que conviene saber al facturar
Como entrenador por cuenta propia, lo habitual es facturar con IVA del 21 %. La exención para servicios deportivos del artículo 20.Uno.13º de la Ley del IVA solo cubre a entidades de derecho público, federaciones deportivas, el Comité Olímpico y el Paralímpico y entidades o establecimientos deportivos privados de carácter social. Un entrenador autónomo o un estudio con forma de empresa no está en esa lista.
Verifactu también te afecta si facturas como autónomo. La fecha vigente en el BOE es el 1 de julio de 2027 (el 1 de enero de 2027 si facturas a través de una sociedad). El 5 de octubre de 2026 Hacienda anunció un aplazamiento a octubre de 2028, pendiente de publicarse en el BOE. Tienes el detalle en nuestra página de Verifactu. Revisa tu caso con tu asesor.
Para quién es y para quién no
Encaja contigo si:
- Eres entrenador personal autónomo y trabajas en presencial, online o combinando las dos cosas.
- Tienes un estudio pequeño con dos o tres entrenadores, sesiones individuales y clases en grupo con aforo.
- Cobras cuotas y bonos y quieres dejar de perseguir pagos por WhatsApp.
- Quieres enseñar a tus clientes su progreso con datos, no solo con sensaciones.
No es para ti si:
- Gestionas un gimnasio grande con cientos de socios, tornos y control de acceso con tarjeta.
- Entrenas a dos o tres personas y te basta con una nota en el móvil.
Si trabajas con nutricionistas, fisios o das formación
Muchos clientes llegan con un objetivo que no se resuelve solo en la sala. Si colaboras con un nutricionista, el software para nutricionistas lleva planes de alimentación, medidas y portal del paciente. Si derivas lesiones a un fisio, el software para fisioterapeutas lleva historia clínica y bonos de sesiones. Y si das cursos con grupos, matrículas y cuotas, échale un ojo al CRM para academias.
Cómo empiezas
Pide la demo
Solicita la demo gratuita y te enseñamos el programa con un caso como el tuyo: clientes de sesión individual, bonos y alguna clase en grupo.
Sube clientes y ejercicios
Importa tus clientes desde Excel o CSV y carga tus vídeos de ejercicios para montar las primeras rutinas.
Activa cuotas, bonos y clases
Configura tus tarifas, tus bonos y el horario de clases en grupo con su aforo. A partir de ahí el programa lleva la cuenta.
Un plan, un precio
Sin permanencia: cancelas cuando quieras. Sin módulos de pago aparte.
Qué incluye
- Todas las funciones de entrenadores personales
- Presupuestos y facturas con tu logo
- Facturación preparada para Verifactu
- Recordatorios automáticos por email y WhatsApp
- Control de cobros y pendientes
- Usuarios por empleado con permisos
- Ordenador, tablet y móvil, sin instalar nada
- Datos en la UE y copias de seguridad diarias
- Soporte en español por email y chat
Preguntas frecuentes
¿Cuánto cuesta el software para entrenadores personales?
6,95 €/mes + IVA, un único plan con todas las funciones para entrenadores incluidas: ejercicios con vídeo, rutinas, app del cliente, asistencia, bonos, cuotas, clases en grupo y facturación. Sin permanencia: cancelas cuando quieras. Para verlo con tus propios casos, solicita una demo gratuita.
¿Mis clientes tienen que instalar algo?
No. Entran a su app o portal desde el navegador del móvil, la tablet o el ordenador. Ahí ven su rutina del día con los vídeos, sus reservas de clases y su progreso.
¿Puedo cobrar cuotas mensuales y bonos a la vez?
Sí. Cada cliente puede tener una cuota recurrente, un bono de sesiones o las dos cosas. Registras los pagos en efectivo, tarjeta, Bizum o transferencia y ves al momento quién tiene algo pendiente.
¿Sirve para clases en grupo?
Sí. Creas la clase con su horario y su aforo máximo, los clientes reservan plaza y pasas lista al empezar. Si el cliente tiene bono, la sesión se le descuenta.
¿Un entrenador personal factura con IVA?
Por norma general, sí, al 21 %. La exención para servicios deportivos del artículo 20.Uno.13º de la Ley del IVA solo cubre a entidades de derecho público, federaciones deportivas, el Comité Olímpico y el Paralímpico y entidades o establecimientos deportivos privados de carácter social. Revisa tu caso con tu asesor.
¿Cuándo me afecta Verifactu como entrenador autónomo?
La fecha vigente en el BOE es el 1 de julio de 2027 para autónomos y el 1 de enero de 2027 si facturas a través de una sociedad. El 5 de octubre de 2026 Hacienda anunció un aplazamiento a octubre de 2028, pendiente de publicarse en el BOE. La facturación de Gremio Software ya está preparada: registros encadenados, huella y código QR en la factura.
¿Dónde se guardan los datos de mis clientes?
En servidores de la UE, con copias de seguridad diarias y conexión cifrada, y firmamos contigo el contrato de encargado del tratamiento (RGPD). Si anotas lesiones o problemas de salud de un cliente, trátalos con cuidado: son datos de categoría especial en el RGPD.
Guías relacionadas
Plantillas, fórmulas y ejemplos con números.
Reservas online para tu negocio: cómo montarlas y qué pedir a un programa
Qué reglas decidir antes de abrir la agenda, cómo montar las reservas online paso a paso y qué funciones pedirle a un programa. Con ejemplos para entrenadores, nutricionistas y peluquerías.
Leer guía →Citas y clientesCómo gestionar bonos y packs de sesiones sin liarte
Tipos de bono, cómo ponerles precio sin perder margen, cómo descontar cada sesión y qué tener en cuenta con la caducidad, las cancelaciones y el IVA.
Leer guía →Citas y clientesCómo reducir las citas que no se presentan con recordatorios automáticos
Calcula cuánto te cuestan las ausencias y monta recordatorios automáticos que funcionen sin saltarte el RGPD ni la LSSI. Con ejemplos para psicología, fisioterapia y peluquería.
Leer guía →Otros gremios que te pueden interesar
¿Lo vemos con tus datos?
En la demo te enseñamos el programa con ejemplos de tu oficio y resolvemos tus dudas. Sin compromiso.