Software de gestión de obras: controla cada partida, certifica cada mes y ve las desviaciones a tiempo
Para reformistas y constructoras pequeñas que llevan varias obras a la vez y quieren saber, obra a obra, cuánto llevan ejecutado, cuánto han certificado y qué partida se está comiendo el margen.
- Certificaciones a origen que se facturan directamente
- Coste real frente a presupuestado en cada partida, con alertas
- Partes de trabajo con horas, materiales y fotos desde el móvil
6,95 €/mes + IVA · sin permanencia · todas las funciones de tu gremio
| Partida | Precio | A origen | Este mes | Importe mes |
|---|---|---|---|---|
| Tabique de placa de yeso | 32,50 €/m² | 118,00 m² | 46,00 m² | 1.495,00 € |
| Solado de gres porcelánico | 41,80 €/m² | 95,00 m² | 95,00 m² | 3.971,00 € |
| Alicatado de aseos | 36,40 €/m² | 38,50 m² | 38,50 m² | 1.401,40 € |
| Punto de luz | 48,00 €/ud | 34 ud | 22 ud | 1.056,00 € |
| Falso techo registrable | 27,90 €/m² | 60,00 m² | 60,00 m² | 1.674,00 € |
| Fontanería de aseos (PA) | 2.850,00 € | 60 % | 40 % | 1.140,00 € |
| Total certificación nº 3 (sin IVA) | 10.737,40 € |
Captura ilustrativa con datos de ejemplo
Qué controlas en cada obra con el software de gestión de obras
Presupuesto por capítulos y partidas
Cada obra arranca con su presupuesto ordenado por capítulos y partidas. Es la referencia contra la que se mide todo lo demás.
Mediciones de lo ejecutado
Apuntas cuánto se ha hecho de cada partida en el mes. El programa guarda lo acumulado y no tienes que arrastrar cifras de una hoja a otra.
Certificaciones a origen y parciales
Certificas a origen, el programa resta lo certificado antes y la certificación del mes se factura directamente, sin volver a teclear nada.
Coste real frente a presupuestado
Horas, materiales, subcontratas y facturas de proveedores se imputan a su partida. Ves la desviación en euros y en porcentaje mientras la obra sigue viva.
Alertas de desviación
Cuando una partida gasta más de lo previsto para lo que lleva ejecutado, te salta un aviso. Te enteras a mitad de obra, no en la liquidación.
Partes de trabajo desde el móvil
El encargado mete horas, materiales y fotos desde el navegador del móvil, en la propia obra. Sin papeles que se pierden en la furgoneta.
Subcontratas y proveedores por obra
Cada subcontrata y cada proveedor quedan asociados a su obra, con lo que te han facturado y lo que queda pendiente.
Retenciones de garantía
Si el contrato pacta una retención, el programa la descuenta de cada certificación y la deja anotada para reclamarla cuando toque.
Fotos y documentación de obra
Contrato, planos, licencias, actas y fotos de cada fase, guardados dentro de la obra y no repartidos entre el móvil y el correo.
Por qué una obra se va de coste sin que lo veas venir
En muchas empresas pequeñas de reformas y construcción, una obra se controla así: el presupuesto en un Excel, los partes en el grupo de WhatsApp de la cuadrilla, los albaranes en la guantera y las facturas de proveedores en una carpeta que alguien ordena a fin de trimestre. Todo está, pero no junto. Y lo que no está junto no se compara.
El resultado lo conoces: sabes si una obra ha dado dinero cuando ya está entregada y cobrada (o casi). Si la tabiquería se comió el doble de horas, te enteras en la liquidación, cuando ya no puedes hablar con el cliente, ni cambiar de proveedor, ni meter un precio contradictorio por el cambio que te pidieron a mitad de obra.
Un software de gestión de obras no hace la obra por ti. Hace algo más modesto y más útil: junta en un mismo sitio lo presupuestado, lo ejecutado, lo certificado y lo gastado, partida a partida, mientras la obra sigue abierta.
Cómo se gestiona una obra real con el programa
Ejemplo: adecuación de un local para cafetería. Presupuesto de 64.300 € sin IVA, seis capítulos, unas catorce semanas de obra y certificación mensual a la propiedad.
Semana 11: la tabiquería se dispara
La partida de tabique de placa de yeso tiene 132 m² a 32,50 €/m², y un coste previsto de 3.430 €. Los partes del oficial y del peón llegan cada día desde el móvil, con horas, materiales y alguna foto. A 118 m² ejecutados, el coste previsto para lo hecho sería de unos 3.066 €, pero el coste real imputado ya va por 3.610 €: unos 544 € por encima, un 17,7 % de desviación.
El programa te avisa. Miras los partes y aparece la causa: el cliente pidió placa hidrófuga en la zona de la barra, que no estaba en el presupuesto, y hubo dos días de más por rehacer un hueco de paso. Con esos datos hablas con la propiedad en ese momento y pactas el cambio como partida nueva. Si esperas al final, esa conversación ya no se tiene.
Fin de mes: certificación nº 3
Mides a origen lo ejecutado en cada partida. El programa resta lo que ya certificaste en las dos anteriores (27.882,60 €) y deja la certificación del mes en 10.737,40 € sin IVA. Al ser un local de negocio, el IVA va al 21 %: 2.254,85 €. El contrato pacta una retención de garantía del 5 %, así que se descuentan 536,87 € del importe a cobrar y quedan anotados para reclamarlos al final. Líquido de la certificación: 12.455,38 €.
Esa certificación se convierte en factura directamente, con su numeración y preparada para Verifactu. No copias importes de una hoja a otra, que es justo donde nacen los errores de certificación más caros: una partida certificada dos veces o una que se queda fuera tres meses. Lo explicamos con más detalle en cómo llevar las certificaciones de obra sin perder dinero.
Certifica siempre a origen, aunque tu cliente solo quiera ver el importe del mes. Si te equivocas en una medición, la siguiente certificación lo corrige sola; si certificas solo parciales, el error se arrastra hasta la liquidación.
Excel y WhatsApp frente a un programa de gestión de obras
El Excel sirve para presupuestar una obra. Para controlarla mientras se ejecuta, con varias personas metiendo datos a la vez, se queda corto. Esta es la diferencia en el día a día:
| Tarea | Papel, Excel y WhatsApp | Gremio Software para obras |
|---|---|---|
| Partes de trabajo | Fotos de un papel o mensajes de voz que alguien pasa a limpio (cuando puede) | Horas, materiales y fotos desde el móvil, ya imputados a su obra y partida |
| Certificación mensual | Copiar la hoja del mes anterior y sumar a mano lo nuevo | Mides a origen y el programa calcula el parcial y genera la factura |
| Coste real por partida | Se calcula al final, si se calcula | Se ve en cada momento, con alerta si se desvía |
| Facturas de subcontratas y proveedores | En una carpeta, sin asignar a ninguna obra | Asociadas a su obra, con lo pendiente a la vista |
| Retenciones de garantía | Apuntadas en un pósit o en la memoria de alguien | Descontadas en cada certificación y pendientes de reclamar |
| Fotos y documentos | Repartidos entre el móvil del encargado y el correo | Dentro de la obra, ordenados y a mano |
Si todavía dudas de si te compensa el cambio, en Excel o software de gestión de obras repasamos en qué momento la hoja de cálculo deja de dar abasto.
Calcula la desviación de una partida
La cuenta es sencilla: desviación = coste real − coste presupuestado, y en porcentaje, esa diferencia dividida entre lo presupuestado. Ejemplo: una partida presupuestada en 2.400 € que acaba costando 2.640 € se desvía 240 €, un 10 %. Si el resultado te sorprende, en cómo controlar las desviaciones de coste en una obra tienes las causas más habituales y cómo cortarlas a tiempo.
Para quién es este software de gestión de obras (y para quién no)
Está pensado para quien lleva la obra a pie de tajo y necesita saber cómo va cada una:
- Empresas de reformas con varias obras abiertas a la vez, de una reforma integral de vivienda a la adecuación de un local.
- Contratistas y constructoras pequeñas que certifican cada mes a una propiedad, una comunidad o un promotor.
- Empresas de instalaciones (fontanería, electricidad, climatización) que trabajan por obra con partes, materiales y subcontratas.
Y no es lo que buscas si:
- Lo tuyo son trabajos de un día (una avería, cambiar un termo): te basta con un programa para hacer presupuestos y pasarlos a factura.
- Lo que te preocupa es la empresa entera (márgenes de todas las obras, tesorería, compras, roles): eso lo cubre el software para constructoras.
- Necesitas preparar presupuestos técnicos con precios descompuestos, mediciones y bancos de precios en BC3: mira el software para presupuestos de obra.
- Buscas planificación con diagramas de Gantt o modelado BIM: no es lo que hace este programa.
Cómo empiezas
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Cuéntanos cuántas obras llevas a la vez y cómo certificas hoy. En la demo te enseñamos cómo quedaría una obra como las tuyas.
Da de alta una obra en curso
Mete sus capítulos, partidas y presupuesto, y lo que ya llevas certificado. Con una sola obra real ves enseguida dónde estás.
Pon a tus encargados a dar partes
Cada encargado entra con su usuario desde el móvil. A fin de mes mides lo ejecutado y la certificación sale sola.
Un plan, un precio
Sin permanencia: cancelas cuando quieras. Sin módulos de pago aparte.
Qué incluye
- Todas las funciones de gestión de obras
- Presupuestos y facturas con tu logo
- Facturación preparada para Verifactu
- Recordatorios automáticos por email y WhatsApp
- Control de cobros y pendientes
- Usuarios por empleado con permisos
- Ordenador, tablet y móvil, sin instalar nada
- Datos en la UE y copias de seguridad diarias
- Soporte en español por email y chat
Preguntas frecuentes
¿Qué es una certificación a origen y cómo la calcula el programa?
Es la certificación que recoge todo lo ejecutado desde el inicio de la obra hasta la fecha. Tú mides a origen y el programa resta lo certificado en meses anteriores, de modo que el importe del mes sale por diferencia. Así no se te cuela una partida dos veces ni se te queda una fuera.
¿Cómo detecta las desviaciones de coste de una obra?
Compara el coste real imputado a cada partida (horas de los partes, materiales, facturas de proveedores y subcontratas) con el coste previsto para lo que llevas ejecutado. Si la diferencia se dispara, te avisa. Ves la desviación en euros y en porcentaje, partida a partida.
¿Mis encargados pueden hacer los partes desde el móvil?
Sí. Funciona en el navegador del móvil o la tablet, sin instalar nada. Cada encargado tiene su usuario con permisos y apunta horas, materiales y fotos en la propia obra.
¿Puedo llevar subcontratas y retenciones de garantía?
Sí. Las subcontratas y los proveedores se asocian a cada obra con sus facturas, y las retenciones de garantía pactadas se descuentan de cada certificación y quedan anotadas para que no se te olvide reclamarlas.
¿Cuánto cuesta el software de gestión de obras?
6,95 €/mes + IVA, con todas las funciones incluidas en un único plan y sin permanencia: lo cancelas cuando quieras. Para empezar, solicita una demo gratuita.
¿Las certificaciones que facturo cumplen con Verifactu?
La facturación del programa está preparada para Verifactu: registros encadenados, huella y código QR en la factura. Las fechas vigentes en el BOE son el 1 de enero de 2027 para quienes tributan en el Impuesto sobre Sociedades y el 1 de julio de 2027 para el resto; el 5 de octubre de 2026 Hacienda anunció un aplazamiento a octubre de 2028 que está pendiente de publicarse en el BOE. Revisa tu caso con tu asesor.
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