Software para hoteles pequeños: reservas y tarifas sin la complejidad de un PMS grande
Planning por habitación, tarifas por temporada y por canal, motor de reservas para tu web y registro de viajeros con envío a SES.HOSPEDAJES. Para hoteles, hostales, casas rurales y apartamentos turísticos con pocas habitaciones.
- Todas tus habitaciones y fechas en un planning
- Disponibilidad sincronizada con tu web y los portales
- Partes de viajeros enviados a SES.HOSPEDAJES
6,95 €/mes + IVA · sin permanencia · todas las funciones de tu gremio
| Huésped | Habitación | Canal | Noches | Importe |
|---|---|---|---|---|
| Lucía Martín | Doble 3 | Web directa | 2 | 176 € |
| Thomas Becker | Doble 5 | Booking.com | 3 | 264 € |
| Ana y Jordi | Suite 1 | Teléfono | 2 | 250 € |
| Marco Rossi | Individual 2 | Booking.com | 1 | 62 € |
| Familia Ortega | Triple 4 | Web directa | 3 | 294 € |
| Pilar Sanz | Doble 6 | Airbnb | 2 | 172 € |
| Total | 13 | 1.218 € |
Captura ilustrativa con datos de ejemplo
Funciones del software para hoteles pequeños
Planning de reservas por habitación
Todas las habitaciones y fechas en una pantalla: llegadas, salidas y huecos libres de la semana de un vistazo.
Tarifas por temporada y por canal
Precio de temporada alta, media y baja, y un precio distinto para tu web y para cada portal, todo desde un mismo sitio.
Motor de reservas para tu web
Tus huéspedes reservan en tu propia web con tus precios y tu disponibilidad real, sin pasar por un portal.
Channel manager
La disponibilidad se sincroniza con los portales en los que vendes. Se reserva una habitación en un canal y se cierra en los demás.
Check-in online
El huésped rellena sus datos antes de llegar. En recepción compruebas el documento y le das la llave.
Registro de viajeros y SES.HOSPEDAJES
Los datos del check-in pasan al registro de viajeros y se envían a SES.HOSPEDAJES sin teclearlos dos veces.
Estado de limpieza
Cada habitación marcada como sucia, en limpieza o lista. Recepción sabe qué puede asignar a quien llega antes de hora.
Ocupación, ADR y RevPAR
Informes de ocupación, precio medio por habitación vendida (ADR) e ingreso por habitación disponible (RevPAR) sin calculadora.
Facturación al huésped
Factura al huésped o a su empresa en el check-out, con tu logo y preparada para Verifactu.
El problema de un hotel pequeño: todo pasa por las mismas manos
En un hotel de 12 habitaciones, la misma persona contesta el teléfono, cambia precios en los portales, hace el check-in, envía los partes de viajeros y pregunta si la 4 ya está limpia. Los programas pensados para cadenas traen módulos que nunca vas a usar y una configuración que pide a alguien dedicado solo a eso. Y con un cuaderno y tres pestañas abiertas, el día que más reservas entran es el día que aparece la doble reserva.
Lo que necesitas es más sencillo: ver todas las habitaciones de un vistazo, que la disponibilidad sea la misma en tu web y en los portales, meter los datos del viajero una sola vez y saber a final de mes cuánto has ingresado por habitación. Eso es lo que hace un software para hoteles pequeños bien planteado.
Un fin de semana de octubre con el programa: ejemplo con números
Ejemplo: casa rural de 8 habitaciones. El viernes por la noche tienes 6 ocupadas. A las 23:40 entra una reserva de dos noches en un portal para la habitación 5. El channel manager cierra esa habitación en tu web y en el resto de canales, y la reserva aparece en el planning con su canal, sus noches y su importe: 2 noches a 95 €, 190 €.
El sábado por la mañana, los huéspedes que llegan ese día ya han hecho el check-in online. Sus datos están en el registro de viajeros y el parte sale hacia SES.HOSPEDAJES sin que copies nada de un DNI. Quien limpia marca la 2 y la 6 como listas desde el móvil, y en recepción sabes qué habitación puedes dar a la pareja que llega a mediodía.
A final de mes miras los números. Si has vendido 186 noches de 248 disponibles (8 habitaciones por 31 días) con 17.670 € de ingresos por alojamiento, tu ocupación es del 75 %, tu ADR de 95 € y tu RevPAR de 71,25 €.
Software para hoteles pequeños frente a Excel, teléfono y portales por separado
| Tarea | Excel, teléfono y portales por separado | Gremio Software para hoteles pequeños |
|---|---|---|
| Ver disponibilidad | Cuaderno o Excel que alguien olvidó actualizar | Planning por habitación con llegadas, salidas y huecos |
| Cambiar precios | Entras en cada portal y cambias uno a uno | Tarifas por temporada y por canal desde un sitio |
| Evitar dobles reservas | Cerrar fechas portal por portal a mano | Channel manager que sincroniza la disponibilidad |
| Reservas directas | Teléfono y email | Motor de reservas en tu web |
| Datos del viajero | Foto del DNI y tecleo en la plataforma | Check-in online y envío a SES.HOSPEDAJES |
| Limpieza | Preguntar por WhatsApp a quien limpia | Estado de cada habitación: sucia, en limpieza o lista |
| Números del mes | Calculadora y extractos | Informe de ocupación, ADR y RevPAR |
Reservas directas sin pelearte con la tecnología
Cada reserva que entra por tu web en lugar de por un portal es una comisión que no pagas. Ejemplo: con una comisión del 15 %, pasar 10 reservas al mes de 190 € del portal a tu web supone 285 € al mes que se quedan en casa. Los portales te dan visibilidad; la idea es que quien ya te conoce reserve directo. Más ideas en cómo reducir comisiones de Booking con reservas directas.
Aquí tienes las tres piezas en el mismo programa. Si te lías con los nombres, lee PMS, channel manager y motor de reservas: diferencias.
Registro de viajeros: lo que pide el Real Decreto 933/2021
Desde el 2 de diciembre de 2024, los alojamientos comunican los datos de sus huéspedes al Ministerio del Interior a través de la plataforma SES.HOSPEDAJES (nota de prensa del Ministerio del Interior). Lo básico del Real Decreto 933/2021:
- Plazo: la comunicación es inmediata y, como máximo, en 24 horas desde la reserva (o su anulación) y desde el inicio de la estancia.
- Quién firma: el parte lo firma cada huésped mayor de 14 años; los datos de los menores de 14 los facilita el adulto que los acompaña.
- Qué datos: identidad y documento de cada viajero, contacto, fechas y horas de entrada y salida, número de viajeros, parentesco si viaja algún menor y datos del pago.
- Conservación: si la actividad es profesional, registro informático durante tres años desde que termina la estancia.
- Sanciones: no llevar el registro u omitir las comunicaciones es infracción grave (multa de 601 a 30.000 €) y comunicar fuera de plazo es leve (de 100 a 600 €), según la Ley Orgánica 4/2015.
Tienes la guía paso a paso en registro de viajeros en alojamientos: cómo cumplir.
En la factura, el alojamiento de un hotel, un hostal o una casa rural con servicios de hostelería lleva el 10 % de IVA (artículo 91.Uno.2.2º de la Ley del IVA). En apartamentos y viviendas turísticas depende de si prestas servicios propios de la hostelería, como limpieza o lavado de ropa (artículo 20.Uno.23º): sin ellos, el alquiler puede ir exento.
Esto es un resumen de la normativa estatal a octubre de 2026; tu comunidad autónoma puede tener además sus propias normas de turismo. Verifactu también te afecta: la fecha vigente en el BOE es el 1 de enero de 2027 para sociedades y el 1 de julio de 2027 para el resto, y el 5 de octubre de 2026 Hacienda anunció un aplazamiento a octubre de 2028, pendiente de publicarse en el BOE. Más detalle en nuestra página de Verifactu. Revisa tu caso con tu asesor.
Para quién es y para quién no
Encaja si:
- Tienes un hotel, hostal o pensión de pocas habitaciones y la recepción la llevas tú o un equipo pequeño.
- Gestionas una casa rural o unos apartamentos turísticos y vendes en tu web y en uno o varios portales.
- Quieres cumplir con el registro de viajeros sin teclear partes a mano.
No es para ti si:
- Tienes restaurante, spa y salones de eventos y necesitas gestión de banquetes, TPV de restaurante y muchas integraciones: ahí sí te hace falta un PMS grande.
- Gestionas cientos de apartamentos de distintos propietarios y necesitas liquidaciones a cada uno.
Gremios vecinos
Si tienes tu propio equipo de limpieza o una empresa que limpia apartamentos para terceros, el software para empresas de limpieza lleva contratos recurrentes, cuadrantes y partes con fotos. Y si tu alojamiento ofrece tratamientos o zona de bienestar, el software para centros de estética lleva agenda por cabina y bonos.
Cómo empiezas
Pide la demo
Solicita la demo gratuita y te enseñamos el programa con un alojamiento como el tuyo: planning, tarifas, una reserva de portal y su parte de viajeros.
Da de alta habitaciones y tarifas
Configura tus habitaciones, temporadas y precios por canal. Si tienes tu lista de clientes en Excel o CSV, la importas.
Conecta tu web y tus portales
Activa el motor de reservas en tu web, sincroniza la disponibilidad con tus portales y deja preparado el envío a SES.HOSPEDAJES.
Un plan, un precio
Sin permanencia: cancelas cuando quieras. Sin módulos de pago aparte.
Qué incluye
- Todas las funciones de hoteles pequeños
- Presupuestos y facturas con tu logo
- Facturación preparada para Verifactu
- Recordatorios automáticos por email y WhatsApp
- Control de cobros y pendientes
- Usuarios por empleado con permisos
- Ordenador, tablet y móvil, sin instalar nada
- Datos en la UE y copias de seguridad diarias
- Soporte en español por email y chat
Preguntas frecuentes
¿Cuánto cuesta el software para hoteles pequeños?
6,95 €/mes + IVA, un único plan con todas las funciones para alojamientos incluidas: planning, tarifas, motor de reservas, channel manager, check-in online, registro de viajeros, limpieza, facturación e informes. Sin permanencia: cancelas cuando quieras. Para verlo con tus habitaciones, solicita una demo gratuita.
¿En qué se diferencia de un PMS para hoteles grandes?
Un PMS grande está pensado para hoteles con muchos departamentos, restaurante, eventos e integraciones, y suele necesitar a alguien que lo configure y lo mantenga. Aquí tienes lo que usa a diario un alojamiento pequeño: planning, tarifas, channel manager, motor de reservas, check-in online, registro de viajeros, limpieza y facturación, a precio fijo.
¿Envía los partes de viajeros a SES.HOSPEDAJES?
Sí. Los datos del check-in pasan al registro de viajeros y se envían a SES.HOSPEDAJES. El Real Decreto 933/2021 obliga a comunicar los datos en un plazo máximo de 24 horas desde la reserva (o su anulación) y desde el inicio de la estancia, y a conservar el registro tres años si la actividad es profesional. Revisa tu caso con tu asesor.
¿Sirve para casas rurales y apartamentos turísticos?
Sí. Está pensado para alojamientos con pocas habitaciones o unidades: hoteles, hostales, casas rurales y apartamentos turísticos. Si alquilas la casa rural entera, cada unidad que vendes funciona como una habitación del planning.
¿Qué son el ADR y el RevPAR?
El ADR es el precio medio por habitación vendida: ingresos por alojamiento entre noches vendidas. El RevPAR es el ingreso por habitación disponible: ingresos entre noches disponibles, o lo que es lo mismo, ADR por ocupación. Ejemplo: con un ADR de 94 € y una ocupación del 78 %, el RevPAR es de 73 €.
¿Cuándo afecta Verifactu a mi alojamiento?
La fecha vigente en el BOE es el 1 de enero de 2027 para sociedades y el 1 de julio de 2027 para el resto, incluidos los autónomos. El 5 de octubre de 2026 Hacienda anunció un aplazamiento a octubre de 2028, pendiente de publicarse en el BOE. Quien lleva los libros de IVA por el SII queda fuera. La facturación de Gremio Software ya genera registros encadenados, huella y código QR.
¿Dónde se guardan los datos de mis huéspedes?
En servidores de la UE, con copias de seguridad diarias y conexión cifrada, y firmamos contigo el contrato de encargado del tratamiento (RGPD). Cada empleado entra con su usuario y sus permisos, así que puedes dejar que quien limpia vea el estado de las habitaciones sin acceder a los datos de los viajeros.
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