Una cuenta de cobro es el documento con el que una persona natural que no está obligada a facturar le pide a su cliente o contratante el pago de un servicio prestado o de una venta. En Colombia la usan sobre todo independientes, contratistas por prestación de servicios y personas de oficios (electricistas, plomeros, pintores, técnicos de mantenimiento) que son no responsables de IVA. En esta guía verás qué es, quién puede usarla en 2026, qué datos debe llevar, cómo hacer una cuenta de cobro paso a paso y un formato de cuenta de cobro listo para copiar en Word, con un ejemplo diligenciado.
¿Qué es una cuenta de cobro y para qué sirve?
La cuenta de cobro no tiene un formato oficial fijado por la DIAN: es un documento privado en el que tú, como prestador, dejas constancia de cuánto te deben, por qué concepto y a qué cuenta te deben pagar. Sirve para tres cosas: formalizar el cobro, dejar trazabilidad de tus ingresos y entregarle a tu cliente la información que necesita para registrar el pago.
Es importante entender lo que no es: no es una factura y no reemplaza la factura electrónica cuando estás obligado a expedirla. Cuando una empresa o un obligado a facturar te compra a ti (que no estás obligado), es esa empresa la que debe generar el documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar (Resolución DIAN 000167 de 2021) para soportar el costo o gasto. Tu cuenta de cobro es, en la práctica, la información de base para ese documento.
¿Quién puede usar cuenta de cobro en 2026?
Según el Decreto 1625 de 2016 (artículo 1.6.1.4.3), no están obligadas a expedir factura las personas naturales de los parágrafos 3 y 5 del artículo 437 del Estatuto Tributario, es decir, los no responsables de IVA, siempre que cumplan todas las condiciones (puedes ver la norma citada en este oficio de la DIAN). En resumen, para usar cuenta de cobro en 2026 debes cumplir a la vez:
- Ingresos brutos totales de la actividad gravada inferiores a 3.500 UVT en el año anterior (2025) y en el año en curso (2026).
- Tener máximo un establecimiento de comercio, oficina, sede, local o negocio.
- Que en ese establecimiento no se desarrolle actividad bajo franquicia, concesión, regalía, autorización o cualquier otro sistema que implique la explotación de intangibles.
- No ser usuario aduanero (no importar ni exportar).
- No haber celebrado en el año anterior ni celebrar en el año en curso contratos de venta de bienes o prestación de servicios gravados por un valor individual igual o superior a 3.500 UVT.
- Que las consignaciones bancarias, depósitos o inversiones financieras del año anterior o del año en curso no superen 3.500 UVT.
- Estar inscrito en el RUT con la responsabilidad de no responsable de IVA (si haces operaciones con responsables de IVA, debes registrar esa condición en el RUT).
Estos son los valores en pesos para revisar los topes en 2026:
| Año | Valor UVT | 3.500 UVT equivalen a |
|---|---|---|
| 2025 (año anterior) | $49.799 (Resolución DIAN 000193 de 2024) | $174.296.500 |
| 2026 (año en curso) | $52.374 (Resolución DIAN 000238 de 2025) | $183.309.000 |
Ojo con dos excepciones: si estás inscrito en el Régimen Simple de Tributación (RST), la ley te obliga a facturar electrónicamente aunque no cobres IVA; y si superas cualquiera de los topes, debes actualizar el RUT como responsable de IVA y empezar a expedir factura electrónica. A partir de ese momento la cuenta de cobro ya no te sirve.
Cuenta de cobro, factura electrónica y documento soporte: diferencias
| Documento | Quién lo expide | Cuándo se usa |
|---|---|---|
| Cuenta de cobro | La persona natural no obligada a facturar (tú) | Para cobrar un servicio o venta cuando cumples las condiciones de no responsable de IVA |
| Factura electrónica de venta | El vendedor obligado a facturar, validada por la DIAN | Cuando eres responsable de IVA, estás en el RST o eres comerciante obligado |
| Documento soporte (no obligados a facturar) | El comprador o contratante, en formato electrónico | Para soportar costos y gastos cuando le compra a alguien que no está obligado a facturar |
Qué debe llevar una cuenta de cobro
Aunque no existe un modelo oficial, una cuenta de cobro bien hecha incluye siempre estos datos:
- Ciudad y fecha de expedición.
- Número consecutivo (por ejemplo, Cuenta de cobro N.º 001).
- Nombre o razón social y NIT o cédula de quien debe pagar.
- Tu nombre completo, número de cédula, dirección, teléfono y correo.
- Valor a cobrar en números y en letras (deben coincidir).
- Concepto: descripción clara del servicio o venta, periodo y, si aplica, número de contrato u orden de servicio.
- Declaración de que no eres responsable de IVA y no estás obligado a expedir factura.
- Datos para el pago: banco, tipo y número de cuenta, titular.
- Anexos: copia del RUT, planilla PILA del periodo (si eres contratista) y certificación bancaria si te la piden.
- Tu firma, nombre y cédula.
Formato de cuenta de cobro para copiar en Word
Copia este modelo de cuenta de cobro en un documento de Word o Google Docs, reemplaza los textos entre corchetes y guárdalo como plantilla. Sirve como formato de cuenta de cobro para persona natural, tanto si cobras un trabajo puntual como un mes de contrato.
| Sección | Texto del modelo |
|---|---|
| Encabezado | [Ciudad], [día] de [mes] de [año] CUENTA DE COBRO N.º [001] |
| Pagador | [NOMBRE O RAZÓN SOCIAL DEL CLIENTE] NIT / C.C.: [número] |
| Fórmula de cobro | DEBE A: [TU NOMBRE COMPLETO] C.C. [número] de [ciudad de expedición] Dirección: [dirección] · Teléfono: [número] · Correo: [correo] |
| Valor | LA SUMA DE: [valor en letras] PESOS M/CTE ($[valor en números]) |
| Concepto | POR CONCEPTO DE: [descripción del servicio o venta], realizado entre el [fecha] y el [fecha], según [contrato / orden de servicio / cotización N.º ___]. |
| Detalle (opcional) | Ítem · Cantidad · Valor unitario · Valor total [ítem 1] · [ ] · $[ ] · $[ ] [ítem 2] · [ ] · $[ ] · $[ ] TOTAL: $[ ] |
| Declaraciones | Declaro que soy persona natural no responsable de IVA y que no estoy obligado(a) a expedir factura de venta, conforme al artículo 437 del Estatuto Tributario y al artículo 1.6.1.4.3 del Decreto 1625 de 2016. [Si aplica] Adjunto la planilla PILA del periodo [mes/año] como soporte del pago de mis aportes a seguridad social. |
| Datos de pago | Favor consignar en: Banco [nombre] · Cuenta de [ahorros/corriente] N.º [número] · Titular: [nombre] · C.C. [número] |
| Anexos | RUT actualizado · Planilla PILA · Certificación bancaria · [informe de actividades, si lo exige el contrato] |
| Firma | Atentamente, ______________________ [TU NOMBRE COMPLETO] C.C. [número] |
Cuenta de cobro: ejemplo diligenciado
Así quedaría una cuenta de cobro de ejemplo para un electricista independiente que le cobra a una administración de conjunto residencial (datos ficticios):
| Campo | Ejemplo |
|---|---|
| Encabezado | Bucaramanga, 3 de noviembre de 2026 · CUENTA DE COBRO N.º 014 |
| Pagador | Conjunto Residencial Los Robles P.H. · NIT 900.000.000-0 |
| Debe a | Carlos Andrés Pérez Gómez · C.C. 00.000.000 de Bucaramanga |
| Valor | Un millón ochocientos cincuenta mil pesos M/CTE ($1.850.000) |
| Concepto | Cambio de tablero eléctrico de la portería e instalación de 10 luminarias LED en zonas comunes, ejecutado entre el 27 y el 30 de octubre de 2026, según cotización N.º 031. |
| Detalle | Mano de obra tablero: $650.000 · Instalación de 10 luminarias: $500.000 · Materiales: $700.000 · Total: $1.850.000 |
| Pago | Cuenta de ahorros N.º 000-000000-00, Banco [nombre], titular Carlos Andrés Pérez Gómez |
Cómo hacer una cuenta de cobro paso a paso
- Confirma que puedes usarla. Revisa que cumples todas las condiciones de no responsable de IVA para 2025 y 2026 y que no estás en el RST.
- Ten tu RUT al día. Verifica que tu actividad económica y tu responsabilidad frente al IVA estén bien registradas; la mayoría de empresas te lo pedirán.
- Acuerda el valor por escrito. Lo ideal es que la cuenta de cobro remita a una cotización, contrato u orden de servicio aceptada, para evitar discusiones.
- Diligencia el formato. Usa el modelo anterior, con número consecutivo, concepto detallado y valor en números y letras.
- Paga tu seguridad social si eres contratista. Liquida la planilla PILA del periodo y adjúntala.
- Firma y envía. Envía la cuenta de cobro en PDF con sus anexos al correo que indique tu cliente y pregunta su fecha de corte para pagos.
- Haz seguimiento. Registra la fecha de envío, el valor y la fecha esperada de pago; guarda copia de todo y del certificado de retenciones que te expidan.
Seguridad social y planilla PILA: lo que te van a pedir
Si cobras con cuenta de cobro bajo un contrato de prestación de servicios, tu contratante debe verificar que pagaste tus aportes antes de pagarte. Según la guía de la UGPP para independientes con contrato de prestación de servicios, las reglas son:
- Cotizas cuando tus ingresos son iguales o superiores a un salario mínimo mensual (artículo 89 de la Ley 2277 de 2022).
- El ingreso base de cotización (IBC) es el 40 % del valor mensual de tus honorarios, sin IVA. No puede ser inferior a 1 SMMLV ni superior a 25 SMMLV.
- Aportas 12,5 % a salud y 16 % a pensión sobre ese IBC.
- La ARL es obligatoria en contratos de más de un mes; la tarifa depende del nivel de riesgo (riesgo I: 0,522 %). En riesgo IV y V la ARL la paga el contratante.
- El pago se hace mes vencido a través de la planilla PILA.
Ejemplo ilustrativo: con honorarios de $6.000.000 al mes, el IBC es $2.400.000. Salud: $300.000; pensión: $384.000; ARL riesgo I: $12.528. Total aproximado de aportes: $696.528. Si el 40 % de tu contrato queda por debajo de un salario mínimo, cotizas sobre un salario mínimo.
Retención en la fuente en la cuenta de cobro
Si tu cliente es agente de retención, puede descontarte retención en la fuente a título de renta (y, en algunos municipios, de ICA) sobre el valor de la cuenta de cobro, así que lo que llega a tu cuenta puede ser menor que el valor cobrado. El porcentaje depende del concepto (honorarios, servicios o compras) y de tu situación tributaria; para rentas de trabajo de personas naturales que no solicitan costos y deducciones se aplica la tabla del artículo 383 del Estatuto Tributario. Pregunta a tu contratante cómo te va a retener y pide el certificado de retenciones al final del año: lo necesitarás para tu declaración de renta.
Errores comunes al hacer una cuenta de cobro
- Usarla cuando ya no aplica: superar los 3.500 UVT, tener más de un local o estar en el RST y seguir cobrando con cuenta de cobro.
- Cobrar IVA: si eres no responsable de IVA, no puedes cobrarlo ni discriminarlo en la cuenta de cobro.
- Valor en letras distinto al valor en números: es causa frecuente de devolución.
- Concepto genérico: “servicios prestados” no basta; indica qué hiciste, cuándo y bajo qué contrato o cotización.
- No anexar la PILA o liquidarla sobre una base distinta al 40 % del valor mensual.
- No llevar consecutivo ni copias: sin control pierdes trazabilidad de lo que cobraste y de lo que te falta por recibir.
- Pensar que tú debes generar el documento soporte: ese documento electrónico lo genera el comprador, no quien cobra.
Preguntas frecuentes sobre la cuenta de cobro
¿La cuenta de cobro lleva IVA?
No. La cuenta de cobro la usan personas naturales no responsables de IVA, por lo que no deben cobrar ni discriminar ese impuesto. Si necesitas cobrar IVA, debes inscribirte como responsable y expedir factura electrónica.
¿Necesito RUT para hacer una cuenta de cobro?
En la práctica, sí. Las personas no responsables de IVA que hacen operaciones con responsables deben registrar esa condición en el RUT, y casi todas las empresas y entidades piden una copia actualizada antes de pagar.
¿Una empresa me puede exigir factura electrónica si no estoy obligado?
Si cumples todas las condiciones de no responsable de IVA y no estás en el RST, no estás obligado a facturar. En ese caso, la empresa que te compra debe generar el documento soporte en adquisiciones a no obligados a facturar para soportar su costo.
¿Qué pasa si en 2026 supero los 3.500 UVT?
Para 2026 el tope equivale a $183.309.000. Si lo superas, o celebras un contrato gravado por ese valor o más, debes actualizar tu RUT como responsable de IVA y empezar a facturar electrónicamente.
¿La cuenta de cobro tiene que ir firmada y numerada?
No hay una norma que fije un formato, pero se recomienda firmarla y numerarla de forma consecutiva: da validez frente al cliente y te permite llevar el control de tus cobros.
¿Puedo hacer la cuenta de cobro en Word?
Sí. Puedes usar el formato de cuenta de cobro en Word de esta guía, guardarlo como plantilla y exportarlo a PDF cada vez que cobres.
Si cobras varios trabajos al mes, lo difícil no es hacer la cuenta de cobro sino tener todo en orden: qué cotizaste, qué trabajo hiciste, qué cobraste y quién te debe. Gremio Software te ayuda a organizar en un solo lugar tus clientes, tu agenda de citas, tus cotizaciones y tus cobros, para que sepas siempre en qué va cada trabajo.