Para saber cómo facturar en México basta con tener claros tres elementos: tu RFC activo con el régimen fiscal correcto, tu Contraseña o e.firma junto con un Certificado de Sello Digital (CSD), y cinco datos de tu cliente. Con eso puedes generar una factura electrónica CFDI 4.0 gratis en el servicio de facturación del SAT, en la app Factura SAT Móvil o con un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC). A continuación te explicamos cómo hacer una factura en el SAT paso a paso, qué significa cada campo y cómo evitar los errores que obligan a cancelar.
Qué es el CFDI 4.0 y qué cambió en 2026
El CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet) es la factura electrónica en México. El documento que tiene validez es el archivo XML timbrado; el PDF es solo su representación impresa. La versión 4.0 es la única válida desde el 1 de abril de 2023, cuando terminó la convivencia con la versión 3.3.
Para 2026, la reforma al Código Fiscal de la Federación publicada en el DOF el 7 de noviembre de 2025 (vigente desde el 1 de enero de 2026) precisa en el artículo 29-A que los comprobantes deben amparar operaciones reales y existentes; si no, se consideran falsos. También endurece las medidas contra quienes emiten o usan facturas falsas, incluida la restricción del CSD a receptores que no corrijan su situación en 30 días naturales. En la práctica: factura solo lo que realmente vendiste o prestaste, y con los datos correctos.
Qué necesitas para hacer una factura electrónica CFDI
- RFC activo y tu régimen fiscal actualizado en tu Constancia de Situación Fiscal (por ejemplo, 612 Personas Físicas con Actividades Empresariales y Profesionales o 626 Régimen Simplificado de Confianza, RESICO).
- Contraseña o e.firma para entrar a los servicios del SAT.
- Certificado de Sello Digital (CSD) vigente para sellar la factura. En el servicio de facturación del SAT, si eres persona física también puedes sellar con tu e.firma.
- Los datos fiscales de tu cliente (los vemos abajo).
- La descripción, cantidad y precio de lo que vas a facturar, y la clave de producto o servicio del catálogo del SAT que corresponda.
Datos del cliente que pide el CFDI 4.0
El SAT señala que los datos mínimos que debes conocer de tu cliente son estos cinco. Lo más seguro es pedirle su Constancia de Situación Fiscal y copiarlos tal cual aparecen ahí:
| Dato | Qué revisar |
|---|---|
| RFC | 12 caracteres si es persona moral, 13 si es persona física. |
| Nombre, denominación o razón social | Exactamente como aparece en la constancia (en personas morales, sin el régimen de capital, como “S.A. de C.V.”). |
| Código postal del domicilio fiscal | Debe coincidir con el registrado ante el SAT. |
| Régimen fiscal | El régimen del cliente, no el tuyo. |
| Uso de CFDI | Lo define el cliente según cómo usará la factura. |
Los usos de CFDI más frecuentes en un pequeño negocio de servicios son: G03 Gastos en general, G01 Adquisición de mercancías, S01 Sin efectos fiscales (cuando el cliente no la va a deducir) y CP01 Pagos (en el CFDI de complemento de pago).
Cómo facturar en el SAT paso a paso
Este es el proceso en el servicio gratuito de facturación del SAT (Factura electrónica › Genera tu factura › Servicios de facturación de CFDI):
- Ingresa con tu RFC, Contraseña y el captcha, o con tu e.firma. La primera vez tendrás que aceptar los términos y condiciones.
- Configura tus datos de emisor y catálogos: tu régimen fiscal, el código postal del lugar de expedición y los productos o servicios que facturas seguido.
- Registra a tu cliente como cliente frecuente con sus cinco datos fiscales, para no capturarlos cada vez.
- Captura los datos del comprobante: tipo de comprobante “Ingreso”, forma de pago, método de pago (PUE o PPD) y moneda.
- Agrega los conceptos: clave de producto o servicio, clave de unidad, cantidad, descripción clara, valor unitario y si es objeto de impuesto. Añade el IVA trasladado y, si tu cliente es persona moral, las retenciones que correspondan.
- Revisa la vista previa: RFC, nombre, código postal, régimen, uso de CFDI y totales.
- Sella la factura con tu CSD (o tu e.firma si eres persona física).
- Descarga el XML y el PDF y envíalos a tu cliente. Guarda ambos archivos en tu archivo contable.
Otras formas de facturar
- Factura SAT Móvil: la app del SAT para facturar desde el celular. Requiere RFC, Contraseña y un CSD vigente; puedes guardar clientes frecuentes y compartir la factura por correo o mensajería.
- Proveedor Autorizado de Certificación (PAC): empresas autorizadas por el SAT para validar y timbrar CFDI. Convienen si emites muchas facturas o necesitas funciones extra.
- Mis cuentas / Factura fácil: según el SAT, Factura fácil solo está disponible para contribuyentes del Régimen de Incorporación Fiscal que la hayan usado en los últimos tres años. Si estás en RESICO o en actividades empresariales y profesionales, usa el servicio de facturación de CFDI o la app.
Los campos que más confunden
| Campo | Qué poner |
|---|---|
| Tipo de comprobante | I (Ingreso) para cobrar una venta o servicio; E (Egreso) para notas de crédito o devoluciones; P (Pago) para el complemento de pago. |
| Forma de pago | Cómo te pagaron: 01 Efectivo, 03 Transferencia, 04 Tarjeta de crédito, 28 Tarjeta de débito. Si aún no te pagan, 99 Por definir. |
| Método de pago | PUE (pago en una sola exhibición) si te pagan al emitir; PPD (pago en parcialidades o diferido) si te pagarán después. |
| Objeto de impuesto | Indica si el concepto causa impuestos; para un servicio con IVA, “02 Sí objeto de impuesto”. |
| Exportación | “01 No aplica” en una venta nacional normal. |
PUE, PPD y complemento de pago
Si emites la factura antes de cobrar, debes usar método de pago PPD con forma de pago 99 Por definir. Cada vez que recibas un pago tendrás que emitir un CFDI con complemento para recepción de pagos (tipo P, uso CP01), a más tardar el quinto día natural del mes siguiente al del pago, según la regla 2.7.1.32 de la Resolución Miscelánea Fiscal. Si cobras al momento de facturar, usa PUE y la forma de pago real; no necesitas complemento.
Retenciones cuando facturas a una persona moral
Si eres persona física y le facturas servicios profesionales a una empresa (persona moral), ésta debe retenerte impuestos. El ejemplo de llenado del SAT para honorarios muestra una retención de ISR del 10 % y de dos terceras partes del IVA trasladado:
| Concepto | Importe |
|---|---|
| Subtotal (honorarios) | $5,000.00 |
| IVA trasladado 16 % | $800.00 |
| Retención de IVA (2/3 del IVA) | −$533.33 |
| Retención de ISR 10 % | −$500.00 |
| Total a recibir | $4,766.67 |
Si tributas en RESICO, la persona moral que te paga te retiene el 1.25 % de ISR sobre el monto sin IVA. Confirma con tu contador qué retenciones aplican a tu actividad antes de emitir, porque una retención mal capturada obliga a cancelar y volver a facturar.
Ventas al público en general y clientes extranjeros
Si vendes a personas que no te piden factura, puedes emitir una factura global por el periodo con el RFC genérico XAXX010101000. Para un cliente extranjero sin RFC se usa el RFC genérico XEXX010101000, con uso de CFDI S01 y régimen fiscal 616 (Sin obligaciones fiscales).
Cómo cancelar o corregir una factura
Si te equivocas, no basta con hacer otra: tienes que cancelar la original indicando el motivo, según el esquema de cancelación del SAT:
| Motivo | Cuándo se usa |
|---|---|
| 01 Con relación | La operación sí ocurrió pero hay errores. Primero emites la factura que sustituye (relacionada con tipo 04) y luego cancelas la original. |
| 02 Sin relación | La factura no debió emitirse o tiene un error grave (por ejemplo, RFC equivocado). Cancelas y emites una nueva. |
| 03 No se llevó a cabo la operación | La venta o el servicio se canceló. No se emite factura nueva. |
| 04 Operación nominativa en factura global | Un cliente pide su factura de una venta que ya estaba en la factura global. |
El plazo para cancelar llega hasta el mes en que debes presentar la declaración anual del ISR del ejercicio en que emitiste la factura. Por regla general el cliente debe aceptar la cancelación en su Buzón Tributario; si no responde en tres días hábiles, se cancela automáticamente. No se requiere aceptación, entre otros casos, en facturas de hasta $1,000.00, en las canceladas dentro de las 24 horas siguientes a su emisión y en operaciones con el público en general; los complementos de pago sí la requieren siempre.
Errores comunes al facturar
- Capturar el nombre o el código postal del cliente “de memoria”: deben coincidir con su Constancia de Situación Fiscal o el CFDI será rechazado.
- Poner tu régimen fiscal en el campo del receptor.
- Usar PUE cuando todavía no te pagan: si cobras después, corresponde PPD y complemento de pago.
- Olvidar el complemento de pago o emitirlo después del día 5 del mes siguiente.
- Omitir las retenciones al facturar a una persona moral, o aplicar la tasa de otro régimen.
- Descripciones genéricas como “servicios”: describe qué hiciste para que la factura refleje una operación real.
- Dejar vencer el CSD: sin certificado vigente no podrás sellar facturas.
Preguntas frecuentes
¿Puedo facturar gratis en el SAT?
Sí. El SAT ofrece sin costo el servicio de facturación de CFDI en su portal y la app Factura SAT Móvil. Solo necesitas tu Contraseña o e.firma y un CSD (o tu e.firma, si eres persona física, en el servicio web).
¿Qué datos necesito de mi cliente para hacer una factura?
RFC, nombre o razón social, código postal de su domicilio fiscal, régimen fiscal y uso de CFDI. Pídele su Constancia de Situación Fiscal para copiarlos sin errores.
¿Qué uso de CFDI pongo?
El uso lo elige tu cliente según cómo va a utilizar la factura. En servicios suele ser G03 Gastos en general; si no la va a deducir, S01 Sin efectos fiscales.
¿Cuándo tengo que emitir el complemento de pago?
Cuando emitiste la factura con método PPD y recibes un pago. Debes emitirlo a más tardar el quinto día natural del mes siguiente a aquel en que recibiste el pago.
¿Qué es un PAC y lo necesito?
Es un Proveedor Autorizado de Certificación: valida y timbra tus CFDI. No es obligatorio contratar uno si usas el servicio gratuito del SAT, pero facilita el trabajo si facturas mucho.
¿Hasta cuándo puedo cancelar una factura?
Hasta el mes en que debes presentar la declaración anual del ISR del ejercicio en que la emitiste, normalmente con aceptación de tu cliente, salvo las excepciones que marca el SAT.
Facturar bien empieza antes del CFDI: con los datos del cliente correctos, una cotización aceptada y el trabajo registrado. Gremio Software te ayuda a organizar en un solo lugar tus clientes, citas, cotizaciones y facturas, para que tengas a la mano lo que necesitas cuando llega el momento de facturar.