Die Kleinunternehmerregelung 2026 können Sie nutzen, wenn Ihr Gesamtumsatz im Jahr 2025 nicht über 25.000 Euro lag und im Jahr 2026 nicht über 100.000 Euro steigt. Dann schreiben Sie Rechnungen ohne Umsatzsteuer, müssen aber ausdrücklich auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG hinweisen. Seit dem 1. Januar 2025 gelten neue Regeln: höhere Netto-Grenzen, eine echte Steuerbefreiung statt der früheren „Nichterhebung“, vereinfachte Rechnungsangaben und Sonderregeln bei der E-Rechnung. In diesem Leitfaden finden Sie alle Grenzen mit Rechenbeispielen, ein Rechnungsmuster und die typischen Fehler, die Handwerker und Dienstleister vermeiden sollten.
Was ist die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG?
Die Kleinunternehmerregelung ist eine Sonderregel im Umsatzsteuergesetz für Unternehmer mit geringem Umsatz. Wer sie anwendet, erbringt seine Leistungen im Inland umsatzsteuerfrei. Für Sie als Selbstständige oder Selbstständiger bedeutet das in der Praxis:
- Keine Umsatzsteuer auf Rechnungen: Sie berechnen Ihren Kunden keine 19 % oder 7 % Umsatzsteuer.
- Kein Vorsteuerabzug: Die Umsatzsteuer, die Ihnen Lieferanten berechnen (z. B. für Material oder Werkzeug), bekommen Sie nicht vom Finanzamt zurück.
- Weniger Erklärungen: Die Pflichten aus § 18 Abs. 1 bis 4 UStG – also Umsatzsteuer-Voranmeldungen und die Umsatzsteuer-Jahreserklärung – entfallen grundsätzlich. Das Finanzamt kann eine Erklärung aber im Einzelfall anfordern.
- Preisvorteil bei Privatkunden: Endkunden zahlen bei gleichem Nettopreis weniger. Geschäftskunden mit Vorsteuerabzug profitieren davon dagegen kaum.
Kleinunternehmerregelung 2026: die Umsatzgrenzen im Überblick
Seit 2025 prüfen Sie zwei Grenzen. Für das Jahr 2026 heißt das:
- Vorjahr (2025): Der Gesamtumsatz darf 25.000 Euro nicht überschritten haben.
- Laufendes Jahr (2026): Der Gesamtumsatz darf 100.000 Euro nicht überschreiten.
Beide Werte sind Nettobeträge, bis Ende 2024 waren die Grenzen noch Bruttowerte. Maßgeblich ist der Gesamtumsatz nach vereinnahmten Entgelten, also das Geld, das tatsächlich bei Ihnen eingegangen ist. Der Verkauf von Anlagevermögen, etwa Ihres alten Firmenwagens, bleibt bei der Berechnung außen vor. Bestimmte steuerfreie Umsätze werden ebenfalls herausgerechnet (§ 19 Abs. 2 UStG).
Was passiert, wenn Sie 100.000 Euro überschreiten?
Die 100.000-Euro-Grenze wirkt sofort. Früher wurde nur eine Prognose zu Jahresbeginn betrachtet, heute endet die Kleinunternehmerregelung bereits im laufenden Jahr, sobald die Grenze überschritten wird. Umsätze vor diesem Zeitpunkt bleiben steuerfrei. Ab dem Umsatz, mit dem die Grenze überschritten wird, müssen Sie Umsatzsteuer berechnen und Rechnungen mit Steuerausweis schreiben. Behalten Sie Ihre Einnahmen deshalb laufend im Blick, nicht erst bei der Steuererklärung.
Sonderfall Gründungsjahr
Wer 2026 neu startet, hat keinen Vorjahresumsatz. Im Gründungsjahr gilt deshalb nur die Grenze von 25.000 Euro, eine Umsatzprognose ist seit 2025 nicht mehr nötig. Übersteigt Ihr Umsatz im ersten Jahr 25.000 Euro, gilt ab diesem Umsatz die Regelbesteuerung. Die Umsätze davor bleiben steuerfrei.
Rechenbeispiele: Gilt die Kleinunternehmerregelung 2026 für mich?
| Situation | Umsatz 2025 (netto) | Umsatz 2026 (netto) | Ergebnis 2026 |
|---|---|---|---|
| Fliesenleger im Nebenerwerb | 18.500 € | 32.000 € | Kleinunternehmer das ganze Jahr 2026. Für 2027 aber Regelbesteuerung, weil 2026 über 25.000 € liegt. |
| Malerin mit wachsender Auftragslage | 24.800 € | 104.000 € (Grenze im November erreicht) | Kleinunternehmerin bis zum Überschreiten der 100.000 €, ab dem überschreitenden Umsatz mit Umsatzsteuer. |
| Hausmeisterservice | 27.300 € | 20.000 € | Keine Kleinunternehmerregelung 2026, weil 2025 über 25.000 € lag. |
| Gründung am 1. März 2026 | – | 23.000 € | Kleinunternehmer, weil im Gründungsjahr 25.000 € nicht überschritten werden. |
| Gründung am 1. März 2026 | – | 31.000 € | Ab dem Umsatz, mit dem 25.000 € überschritten werden, Regelbesteuerung. |
Rechnung ohne Umsatzsteuer: Pflichtangaben für Kleinunternehmer
Für Kleinunternehmer gibt es seit 2025 eine eigene, vereinfachte Liste von Pflichtangaben in § 34a UStDV. Ihre Rechnung muss enthalten:
- den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift von Ihnen und von Ihrem Kunden,
- Ihre Steuernummer, Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder (bei grenzüberschreitender Anwendung) Ihre Kleinunternehmer-Identifikationsnummer,
- das Ausstellungsdatum,
- Menge und handelsübliche Bezeichnung der Waren bzw. Umfang und Art der Leistung,
- den zu zahlenden Betrag und einen Hinweis, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt,
- bei einer Gutschrift (der Kunde rechnet für Sie ab) die Angabe „Gutschrift“.
Eine fortlaufende Rechnungsnummer und das Leistungsdatum verlangt § 34a UStDV nicht ausdrücklich. Für Ihre Buchhaltung, das Mahnwesen und Rückfragen von Kunden sind beide Angaben trotzdem sinnvoll. Wichtig: Weisen Sie keine Umsatzsteuer aus. Wer als Kleinunternehmer Umsatzsteuer auf die Rechnung schreibt, schuldet den ausgewiesenen Betrag nach § 14c UStG dem Finanzamt.
Muster: Kleinunternehmer-Rechnung
| Rechnungssteller | Malerbetrieb Anna Beispiel, Musterstraße 1, 12345 Musterstadt – Steuernummer 123/456/78901 | ||
| Kunde | Max Mustermann, Beispielweg 5, 12345 Musterstadt | ||
| Rechnung Nr. / Datum | 2026-041 vom 14.10.2026 – Leistungszeitraum 06.10. bis 08.10.2026 | ||
| Leistung | Menge | Einzelpreis | Betrag |
|---|---|---|---|
| Wohnzimmer streichen, Wände und Decke (Arbeitskosten) | 45 m² | 9,00 € | 405,00 € |
| Material: Dispersionsfarbe, Abdeckfolie | pauschal | 85,00 € | 85,00 € |
| Rechnungsbetrag | 490,00 € | ||
| Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gemäß § 19 Abs. 1 UStG. Bitte überweisen Sie den Betrag innerhalb von 14 Tagen auf das unten genannte Konto. | |||
Tipp für Handwerker: Weisen Sie Arbeitskosten und Material getrennt aus. Privatkunden können für Handwerkerleistungen im eigenen Haushalt nach § 35a EStG 20 % der Arbeitskosten, höchstens 1.200 Euro im Jahr, von ihrer Einkommensteuer abziehen, wenn sie eine Rechnung haben und per Überweisung zahlen. Das macht Ihr Angebot attraktiver.
Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro
Bei Beträgen bis 250 Euro (Gesamtbetrag) dürfen Sie eine Kleinbetragsrechnung nach § 33 UStDV schreiben. Sie braucht nur Ihren Namen und Ihre Anschrift, das Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung sowie den Betrag – und als Kleinunternehmer den Hinweis auf die Steuerbefreiung. Name und Anschrift des Kunden sowie Ihre Steuernummer sind hier nicht nötig. Typisch ist das bei einer kleinen Reparatur oder einer Anfahrtspauschale vor Ort.
E-Rechnung: Was gilt für Kleinunternehmer?
Seit 2025 ist die E-Rechnung bei Geschäften zwischen inländischen Unternehmen der Regelfall. Gemeint ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format nach der europäischen Norm (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD). Eine einfache PDF-Datei ist keine E-Rechnung. Für Kleinunternehmer gilt:
- Empfangen: Auch Kleinunternehmer müssen seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können, zum Beispiel vom Großhändler. Nach Auffassung des Bundesfinanzministeriums genügt dafür grundsätzlich ein E-Mail-Postfach. Empfangene E-Rechnungen müssen Sie elektronisch und unveränderbar aufbewahren.
- Ausstellen: Nach § 34a UStDV dürfen Kleinunternehmer ihre Rechnungen weiterhin als „sonstige Rechnung“ übermitteln, also auf Papier oder als PDF. Eine Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen besteht für sie nicht.
- Kleinbeträge: Rechnungen bis 250 Euro dürfen ohnehin immer als sonstige Rechnung verschickt werden.
Achtung beim Wechsel in die Regelbesteuerung: Dann gelten die allgemeinen Übergangsregeln des § 27 Abs. 38 UStG. Rechnungen an andere Unternehmen dürfen bis Ende 2026 noch auf Papier oder (mit Zustimmung des Empfängers) in einem anderen elektronischen Format verschickt werden. Für Umsätze im Jahr 2027 gilt das nur noch, wenn der Vorjahresumsatz nicht über 800.000 Euro lag. Ab 2028 müssen Sie im B2B-Bereich E-Rechnungen ausstellen. Aktuelle Details erklärt das FAQ des Bundesfinanzministeriums zur E-Rechnung.
Kleingewerbe steuerfrei? Was die Regelung nicht abdeckt
„Kleingewerbe“ und „Kleinunternehmer“ werden oft verwechselt. Die Kleinunternehmerregelung betrifft nur die Umsatzsteuer. Andere Steuern fallen trotzdem an, wenn die Voraussetzungen erfüllt sind:
- Einkommensteuer: Ihr Gewinn wird mit Ihren übrigen Einkünften versteuert. Für 2026 beträgt der Grundfreibetrag 12.348 Euro zu versteuerndes Einkommen (§ 32a EStG).
- Gewerbesteuer: Für Einzelunternehmer und Personengesellschaften gilt ein Freibetrag von 24.500 Euro Gewerbeertrag (§ 11 GewStG). Darüber kann Gewerbesteuer anfallen. Viele Handwerker sind Gewerbetreibende, Freiberufler dagegen nicht.
- Aufzeichnungen: Sie müssen Einnahmen und Ausgaben weiterhin aufzeichnen und Rechnungen acht Jahre aufbewahren (§ 14b UStG).
Schritt für Schritt: So nutzen Sie die Kleinunternehmerregelung
- Grenzen prüfen: Netto-Umsatz des Vorjahres (höchstens 25.000 €) und erwarteten Umsatz des laufenden Jahres (höchstens 100.000 €, im Gründungsjahr 25.000 €) ermitteln.
- Beim Finanzamt angeben: Bei der Gründung kreuzen Sie die Kleinunternehmerregelung im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung (über ELSTER) an.
- Rechnungsvorlage anpassen: Pflichtangaben nach § 34a UStDV aufnehmen, Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG einfügen und jede Umsatzsteuer-Zeile entfernen.
- Angebote anpassen: Auch Kostenvoranschläge ohne Umsatzsteuer kalkulieren, damit Angebot und Rechnung zusammenpassen.
- E-Rechnungs-Empfang sichern: Ein Postfach festlegen, in dem E-Rechnungen ankommen, und die Dateien unverändert archivieren.
- Umsatz monatlich kontrollieren: Zahlungseingänge zusammenrechnen, damit Sie die 25.000- bzw. 100.000-Euro-Grenze rechtzeitig sehen.
- Wechsel vorbereiten: Wird eine Grenze überschritten, Rechnungsvorlagen, Preise und die Umsatzsteuer-Voranmeldung umstellen.
Freiwillig verzichten: wann sich die Regelbesteuerung lohnt
Sie können auf die Kleinunternehmerregelung verzichten (§ 19 Abs. 3 UStG). Das kann sich lohnen, wenn Sie fast nur für Geschäftskunden arbeiten oder hohe Anschaffungen planen, etwa ein Fahrzeug oder Maschinen, und die Vorsteuer zurückholen möchten. Der Verzicht ist bis Ende Februar des zweiten Folgejahres möglich und bindet Sie mindestens fünf Kalenderjahre. Rechnen Sie das vorher durch, am besten mit Ihrer Steuerberatung.
Häufige Fehler bei der Kleinunternehmerregelung
- Umsatzsteuer trotzdem ausweisen: Der ausgewiesene Betrag muss an das Finanzamt gezahlt werden, auch wenn Sie Kleinunternehmer sind.
- Hinweis vergessen: Ohne Hinweis auf die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer ist die Rechnung unvollständig.
- Alte Formulierungen nutzen: Der Satz „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet“ stammt aus der Zeit vor 2025. Besser ist ein Hinweis auf die Steuerbefreiung, z. B. „Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gemäß § 19 Abs. 1 UStG“.
- Mit Bruttowerten rechnen: Seit 2025 zählen Nettoumsätze nach Zahlungseingang, nicht die Brutto-Grenzen von früher.
- Die 100.000-Euro-Grenze erst am Jahresende prüfen: Sie wirkt sofort im laufenden Jahr.
- Gewerbe- und Einkommensteuer ignorieren: „Kleinunternehmer“ heißt nicht „steuerfrei“.
- E-Rechnungen im Spam verlieren: Auch Kleinunternehmer müssen empfangene E-Rechnungen ordnungsgemäß archivieren.
FAQ zur Kleinunternehmerregelung 2026
Wie hoch ist die Grenze für Kleinunternehmer 2026?
Ihr Netto-Gesamtumsatz darf 2025 nicht über 25.000 Euro gelegen haben und 2026 nicht über 100.000 Euro steigen. Im Gründungsjahr gilt nur die Grenze von 25.000 Euro.
Was muss als Hinweis auf der Rechnung stehen?
Die Rechnung muss darauf hinweisen, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt. Eine klare Formulierung ist „Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gemäß § 19 Abs. 1 UStG“. Eine bestimmte Formulierung schreibt das Gesetz nicht vor.
Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen schreiben?
Nein. Kleinunternehmer dürfen weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen verschicken. Sie müssen aber E-Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen und elektronisch aufbewahren können.
Muss ich eine Umsatzsteuererklärung abgeben?
In der Regel nicht. Für Kleinunternehmer gelten die Erklärungspflichten aus § 18 Abs. 1 bis 4 UStG nicht. Fordert das Finanzamt Sie aber ausdrücklich zur Abgabe auf, müssen Sie die Erklärung einreichen. Die Einkommensteuererklärung mit Gewinnermittlung bleibt Pflicht.
Ab wann muss ich Umsatzsteuer berechnen, wenn ich die Grenze überschreite?
Bei der 100.000-Euro-Grenze (und im Gründungsjahr bei 25.000 Euro) ab dem Umsatz, mit dem die Grenze überschritten wird. Liegt Ihr Jahresumsatz (außerhalb des Gründungsjahres) zwischen 25.000 und 100.000 Euro, bleiben Sie in diesem Jahr Kleinunternehmer, müssen aber ab dem 1. Januar des Folgejahres Umsatzsteuer berechnen.
Kann ich die Vorsteuer aus Materialeinkäufen abziehen?
Nein, als Kleinunternehmer haben Sie keinen Vorsteuerabzug. Die Umsatzsteuer auf Ihre Einkäufe ist für Sie ein Kostenfaktor, den Sie in Ihre Preise einrechnen sollten.
Rechnungen und Angebote ohne Chaos
Die Kleinunternehmerregelung spart Bürokratie, verlangt aber saubere Rechnungen und einen laufenden Blick auf den Umsatz. Mit Gremio Software organisieren Sie Kunden, Termine, Angebote und Rechnungen an einem Ort, damit Sie mehr Zeit für Ihre Aufträge haben und weniger Zeit am Schreibtisch verbringen. Stimmen Sie steuerliche Einzelfragen wie den Verzicht auf die Regelung mit Ihrer Steuerberatung ab. Den Gesetzestext finden Sie in § 19 UStG.